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Se para uma escola a adoção de um sistema de gestão requer cuidados na escolha, já imaginou para 81 instituições? Este é o cenário da maior Rede de Educação Católica das Américas.

A utilização de um bom software de gestão educacional tende a otimizar uma série de rotinas — administrativas e pedagógicas — em uma instituição de ensino (IE). Por isso, é fundamental conhecer as possibilidades oferecidas pelas soluções do tipo a fim de aperfeiçoar os processos que demandam atenção.

Pensando nisso, conversamos com Edevaldo Gaudêncio, coordenador de inovação e tecnologia na Rede Salesiana Brasil e responsável pelo projeto junto à Editora Edebê, patrocinadora e detentora da plataforma educacional. Neste case, contaremos como a Gennera contribuiu para aproximar as escolas das famílias, melhorar a saúde financeira da RSB Escolas, além de mostrar como outros diversos desafios foram superados. Acompanhe até o fim para saber mais!

O que é a Rede Salesiana Brasil?

A Rede Salesiana Brasil (RSB) é uma Rede com mais de 100 escolas em todo o território nacional. “No Brasil, nosso trabalho se estende da educação básica ao ensino superior. Também mantemos uma rede de ação social que envolve o ensino profissionalizante e um trabalho com menores aprendizes”, explica Edevaldo. Atualmente, a parceria com a Gennera abrange a educação básica, ou seja, da educação infantil ao ensino médio, no país inteiro.

A Rede reúne cerca de 5 mil professores e 80 mil alunos, destacando-se pelo investimento frequente em alternativas educacionais inovadoras. Além de ter construído um material didático impresso e digital próprio, ela direciona seus esforços para a formação continuada de educadores e gestores.

Por que a Rede Salesiana Brasil buscou um software de gestão educacional?

De maneira geral, pode-se dizer que a busca da RSB por um sistema de gestão educacional foi progressiva — aos poucos, a instituição identificou suas necessidades e procurou por fornecedores verdadeiramente capazes de atendê-las.

De acordo com Edevaldo, “a inspetoria de Belo Horizonte — uma de nossas mantenedoras — começou a trabalhar com a Gennera entre 2004 e 2005. Mais tarde, em 2007, a inspetoria de Campo Grande aderiu ao mesmo projeto de gestão acadêmica. Então, em 2014, quando a Rede Salesiana decidiu implantá-lo em todas as suas unidades, ele já estava presente em 21 escolas”.

Para ser escolhida, a empresa foi avaliada por critérios bem rígidos em relação à matriz de funcionalidades desejadas pela instituição. “Dos softwares avaliados na época, o da Gennera foi o que se saiu melhor, sendo que tinha um grande diferencial: rodava 100% em nuvem. Tratava-se de uma plataforma voltada à web, ao passo que os outros dependiam de servidores e de outras questões de infraestrutura”, relembra o coordenador.

Quais eram as principais dificuldades enfrentadas no cotidiano da gestão?

É fundamental ter em mente que a RSB está em todo o país — não se trata apenas de uma região ou de uma cidade específica. Antes da Gennera, a Rede usava mais de 20 sistemas em suas escolas porque, na maioria das vezes, não havia uma gestão centralizada das unidades por parte de cada inspetoria. O maior desafio, portanto, era unificar e lidar com a complexidade de uma estrutura desse porte.

Sendo assim, o primeiro objetivo era fazer uma oferta única de sistema para que as escolas não precisassem se preocupar com implantação, manutenção ou licenciamento. Uma das metas foi criar  um banco de dados centralizado dos alunos, professores, colaboradores, responsáveis,  gestores e demais membros da Comunidade Educativa.

Com a solução Gennera, todas as Casas Salesianas recebem informações em tempo real. “A direção da rede sabe quantos alunos estão matriculados na educação infantil, quantos professores há em cada escola, a média de alunos por turma, as turmas de cada professor assim por diante. Tendo isso em mãos, é viável fazer uma gestão apoiada em dados (data driven)  a partir dos serviços da secretaria, do financeiro,  do lançamento de notas e faltas, por exemplo.”, pontua Edevaldo.

Como foi a implantação do Academic One?

A implantação do Academic One foi realizada a partir de um planejamento conjunto entre Gennera, Rede Salesiana Brasil e Escolas, por meio de uma metodologia inovadora.

“Adotamos uma metodologia de implantação por ondas. No primeiro ano, usamos duas inspetorias como projetos-piloto, a fim de testar na prática. Em paralelo, nas demais casas, configuramos todo o sistema acadêmico, importamos os dados dos alunos e dos professores, parametrizamos o sistema de avaliação e o calendário escolar, o quadro de notas etc.”, explica o coordenador da Rede.

No momento inicial, a gestão financeira não foi alterada, porque a implantação estava sendo feita em mais de 80 escolas e, de certa forma, era preciso transformar a cultura das instituições. No segundo ano (onda), com a parte acadêmica devidamente alinhada, foi ajustada a configuração das questões financeiras, como boletos, eventos financeiros e afins. Essa implantação gradativa permitiu que, em menos de 4 anos, mais de 80 unidades utilizassem o sistema.

Como adendo ao projeto inicial, em 2016, incluiu-se no projeto módulos para atender a demandas como nota fiscal eletrônica, obrigatória em algumas cidades, e, até mesmo (caso da Inspetoria do Nordeste, pioneira neste quesito) a ampliação dos demais módulos do Academic One ofertados através da integração com o SAP Business One. Com isso se avançou nas questões contábeis, fiscais, compras, contas a pagar e recursos humanos contemplando inclusive as demais casas que não são escolas como as obras sociais e casas religiosas.

Como foi a receptividade da equipe em relação aos recursos do sistema?

“Toda mudança gera algum tipo de desconforto. Em certos locais, tivemos mais dificuldade, porque uma alteração desse tipo também indica que existe a necessidade de rever os processos e a cultura administrativa”, constata Edevaldo. “De qualquer modo, no geral, o projeto foi muito bem recebido, pois abriu possibilidades para várias escolas que ainda não tinham entrado em contato com esses recursos”, completa.

Na Rede Salesiana, os responsáveis passaram a acompanhar as notas dos estudantes de um modo simples; a diretoria agora envia mensagens à família no portal da instituição; o aluno pode acessar o material de aula pela internet, e a secretaria também consegue trabalhar dentro de um calendário previamente estabelecido. Qualquer diretor de uma Casa Salesiana consegue transitar bem no software e tirar as informações de que precisa para fazer uma gestão estratégica, tanto em aspectos acadêmicos quanto em pontos financeiros.

O Academic One atingiu as expectativas da Rede Salesiana?

Para Edevaldo, o Academic One trouxe benefícios em todos os âmbitos do cotidiano escolar da Rede Salesiana. “Aproximamos a escola das famílias, que agora sabem qual conteúdo foi trabalhado em sala e podem identificar se o aluno esteve presente na aula. O dia a dia dos professores também foi otimizado, pois conseguem lançar notas e faltas rapidamente, direto no sistema.”

Para os gestores, os ganhos também foram inúmeros, já que agora é possível acompanhar a saúde financeira da instituição por meio dos relatórios elaborados pelo Academic One. Emitir boletins, mapas de notas e a grade curricular da escola também se tornou uma tarefa mais fácil.

“Nós, da Rede Salesiana, enxergamos na Gennera mais do que uma fornecedora: ela é uma parceira, que nos ofereceu todo o suporte necessário, da implementação à customização dos serviços. Mesmo nos momentos mais críticos do projeto, o atendimento foi excelente. Portanto, a avaliação é extremamente positiva”, completa o coordenador da RSB.

Por fim, o Diretor Executivo da Editora Edebê Brasil, Guido Fontgalland Jr, salienta que,  “passada esta fase crucial de implantação iniciamos o processo de transferência do suporte e evolução para as Inspetorias dando total autonomia a elas e suas escolas no contato direto com a Gennera”.

Se você gostou deste case e quer conhecer mais sobre nossas soluções, entre em contato conosco e agende uma demonstração!