A gestão educacional precisa ser feita com eficiência — o bom atendimento e a qualidade do ensino são fundamentais para superar os concorrentes e fidelizar o público-alvo. Para atingir uma performance de alto nível, uma iniciativa mais do que interessante é contar com o suporte do Gennera Academic One.

Esse sistema é uma plataforma completa que possibilita integrar a gestão acadêmica e a administrativa. Dessa forma, sua instituição pode ter informações confiáveis sobre a captação, o desempenho dos estudantes e a situação financeira.

Neste post, vamos destacar as funcionalidades da ferramenta, os aspectos mais influenciados pelo uso e todas as vantagens proporcionadas pelo software. Confira!

Quais são as funcionalidades do Gennera Academic One?

Por integrar diversos segmentos de uma instituição de ensino (IE), o Academic One apresenta uma grande variedade de recursos. Conheça alguns deles:

• montagem dos currículos;
• cadastro das turmas;
• indicadores de desempenho;
• calendário de aulas;
• frequência;
• gestão de produtos e serviços;
• meios de pagamento (dinheiro, cheque, boleto e cartão de crédito);
• renegociações;
• emissão de relatórios;
• envio de comunicados.

As funcionalidades abrangem diversas áreas da gestão escolar. O objetivo é fazer com que o ensino, o relacionamento com a comunidade escolar, o setor comercial e a administração das finanças apresentem os melhores resultados possíveis.

Como os módulos (financeiro, acadêmico, matrícula, sala de aula, etc.) são desenvolvidos de forma independente, a solução se torna mais enxuta e, ao mesmo tempo, completa.  Essa flexibilidade permite ao software atender muito bem instituições com diferentes necessidades e rotinas administrativas.

Como a Gennera Academic One influencia a gestão de uma IE?

A informação é um ativo de grande valor para qualquer negócio. Por essa razão, é importante para a instituição de ensino adotar um sistema que disponibiliza relatórios sobre diversos itens, como frequências dos alunos, inadimplência e nível de satisfação. Com estatísticas atualizadas e precisas, uma escola ou faculdade pode elaborar, com mais segurança, as estratégias necessárias para minimizar os pontos fracos e buscar a melhoria contínua dos serviços prestados e da performance.

Também é primordial contar com dados corretos para tomar decisões embasadas. Por exemplo: uma IE pretende reformar a quadra poliesportiva, mas verifica que não dispõe de recursos financeiros para iniciar o projeto. Se não houvesse um controle extremamente preciso das finanças, a obra poderia ser iniciada e originar dívidas, além de outras complicações para o fluxo de caixa.

Acessar as informações mais relevantes em várias áreas é um dos fatores que permitem a centralização da gestão. Ter às mãos um sistema robusto é uma forma de se atualizar constantemente sobre o funcionamento de diversos setores, como o financeiro, a biblioteca e o planejamento das aulas. Além disso, um bom sistema oferece o acesso a vários recursos com facilidade e rapidez, como relatórios, formulários e arquivos em geral.

Quais são os principais benefícios proporcionados pelo Academic One?

Uma das vantagens mais impactantes do Academic One é centralizar a administração dos recursos, o que é ótimo para reduzir custos. Isso é possível por uma série de motivos, como:

• otimização dos gastos com TI, que são altos quando se tem vários sistemas para dar manutenção;
• diminuição das burocracia e erros com o contas a pagar e receber;
• redução de erros nas atividades administrativas, eliminando o retrabalho.

Outro benefício importante do software é favorecer a fidelização de alunos. Conforme a instituição oferece recursos diferenciados, informações precisas, comunicação eficiente, dados em tempo real e mantém uma administração profissional, aumenta-se, naturalmente, a satisfação dos alunos. Isso cria uma imagem positiva da escola – o que também ajuda as campanhas de matrícula.

A melhoria da eficiência operacional é outro fator contemplado pelo sistema. Isso porque ele aperfeiçoa uma série de atividades, como:

• processos de gestão;
• gestão dos riscos operacionais e fiscais;
• compras;
• gestão do orçamento.

Como o sistema ajuda na relação entre instituição e estudantes?

Diferente de outros modelos de negócio, os clientes (alunos e responsáveis), no ramo da educação, passam por um ciclo especial dentro da empresa (instituição). Ou seja, a trajetória que eles percorrem é bem distinta quando comparada aos ciclos de outros setores.

Essa especificidade faz com que a gestão educacional também tenha um outro funcionamento, porque há várias áreas de interesse que merecem atenção. Em termos resumidos, temos 3 grandes frentes:

gestão acadêmica (rotinas de aulas e conteúdos educacionais);
gestão financeira (fluxo de dinheiro);
gestão administrativa (outras operações).

Cada uma dessas frentes tem demandas próprias. Em paralelo a isso, as fases que os alunos percorrem no ciclo, da captação à formação propriamente dita, também apresentam características específicas. Sendo assim, é fundamental encontrar meios para integrá-las e otimizar os processos decorrentes dessas segmentações.

A partir disso, pode-se dizer que o Gennera Academic One é construído justamente para atender às necessidades do ciclo completo do estudante em uma instituição — mesmo aquelas que aparecem antes de o aluno entrar definitivamente na IE. O sistema foi concebido a fim de fornecer um suporte completo para tudo aquilo que orbita a relação aluno-IE. Aliás, quando foi originado, ainda na prancheta de desenvolvimento, ele foi pensado para solucionar cada estágio do ciclo e todas as possíveis dores da instituição. Gestão de ponta a ponta, com benefícios para alunos, pais e responsáveis e para a instituição de ensino.

O que é e como funciona o ciclo do aluno?

Veja, a seguir, como funcionam as etapas do ciclo do aluno, os desafios que elas trazem e de quais maneiras o Academic One da Gennera pode aprimorá-lo.

Primeira fase: Preparação

O momento inicial da preparação de uma IE consiste no planejamento de oferta — etapa anterior às campanhas de matrícula e à captação. Alguns dos principais gargalos aqui são:

fazer um controle de vagas adequado e mensurar a quantidade de vagas ociosas e disponíveis;
analisar o potencial de expansão;
estabelecer a capacidade de ocupação.

Depois de planejar as ofertas, é preciso captar alunos e utilizar estratégias eficazes para essa finalidade. Uma dificuldade encontrada por boa parte das instituições está ligada às campanhas de marketing ineficientes, que contribuem para que a procura seja abaixo do esperado. O desajuste entre oferta e demanda é resultado de um mal planejamento.

O terceiro ponto para uma boa preparação é o agendamento de visitas e/ou o processo seletivo. A dificuldade em gerir ambos pode ser contornada como o apoio do Academic One. É bom lembrar que falhas no acompanhamento desses processos ocasionam baixa conversão dos inscritos, gerando menos matrículas.

O quarto e última ponto nesta primeira fase é a matrícula. Filas, dificuldades de coletar documentos, informações desencontradas e perdas de prazo são apenas alguns dos gargalos que demandam cuidados por parte da IE.

Segunda fase: Operação

A fase de operação compreende as atividades centrais de uma instituição de ensino, porque envolve as finanças, a administração e a educação. Antes do início do ano/período letivo, por exemplo, é preciso ter uma estrutura pronta e  otimizada, o que inclui espaços físicos, equipamentos e equipes para receber os alunos.

Enquanto as aulas estiverem em andamento, três aspectos não podem ser descuidados: retenção, evasão e inadimplência. Nesse sentido, o acompanhamento do desempenho acadêmico, a comunicação ativa com a comunidade acadêmica e a atratividade pedagógica são imprescindíveis, porque podem melhorar significativamente essas taxas.

Gerir as finanças com eficiência também é um grande desafio operacional. Afinal, é imprescindível tentar manter os pagamentos e os recebíveis em dia, além de conciliar os diferentes meios de pagamento. O software da Gennera ajuda na gestão das automações e também oferece recursos para fazer cobranças de forma personalizada ou automática, de acordo com a situação do aluno.

No final do ano letivo, os fechamentos administrativos e educacionais exigem bastante organização. Lançar notas e faltas, por exemplo, pode tomar muito tempo e ser uma tarefa improdutiva se realizada manualmente. Ter índices financeiros à disposição tende a ser excelente para fechar o balanço. No fim dessa fase, há o acompanhamento de egressos, uma atividade que ainda é pouco explorada por boa parte das instituições e pode ser um diferencial.

 

Quais os benefícios do Academic One no ciclo do aluno?

O Gennera Academic One tem duas características de suma importância para o ciclo do aluno: abrangência e modularidade.

A abrangência se materializa nos recursos da ferramenta, que englobam todas as áreas de gestão e, consequentemente, todas as fases e etapas do ciclo.

A modularidade, por sua vez, tem a ver com a forma com a qual ele é organizado e construído, porque é dividido em módulos que facilitam a otimização de cada uma das importantes frentes da gestão escolar — administrativa, financeira e acadêmica. Para deixar os processos ainda mais práticos, esses módulos são voltados às demandas recorrentes: eventos, pagamentos, comunicação, rotinas acadêmicas etc.

Na fase de captação de alunos, por exemplo, a solução ajuda a montar campanhas, controlar ofertas de vagas, programar o agendamento de visitas digitalmente, melhorar a conversão com a matrícula online e assim por diante. Isso ajuda a organizar o processo seletivo e de matrícula sem perda de dados, porque as informações ficam devidamente organizadas.

Na fase de operação, com as aulas em curso, a equipe gestora pode controlar todos os processos relacionados aos alunos, como:

• controle de notas, pauta e frequência;
• comunicação com alunos e responsáveis;
• facilitação para os professores, que só lançam nota em um sistema em vez de dois, como normalmente acontece;
• fluidez de processos durante o curso;
• emissão de documentos.

Em relação às necessidades da parte financeira, a régua de cobrança é um grande diferencial, facilitando processos com automação de mensagens e recursos de controle. Também se destaca a aceitação e conciliação de várias formas de pagamento: cartão, cheque e boleto. O próprio estudante tem a possibilidade de emitir seus boletos, fazer a renegociação de dívidas e entender os motivos que o levaram a uma eventual pendência nas mensalidades.

Uma novidade do Gennera Academic One que pode ajudar bastante é a cobrança no cartão de crédito a uma taxa fixa em reais (e não percentual), equivalente à taxa de boleto.  O que reduz em muito o custo com a cobrança de cartão de crédito, uma vez que elimina a taxa percentual sobre o valor da venda – esta taxa percentual, dependendo do valor da mensalidade, poderia passar de R$ 50,00 – e a reduz para uma taxa fixa abaixo de R$ 5,00.  Além de eliminar a inadimplência por esquecimento e permitir a retentativa, no caso de falta de limite no cartão cliente. 

É importante sempre ressaltar que mesmo sendo completo, o sistema não faz tudo sozinho. O alinhamento entre os colaboradores, a tecnologia e estruturação dos processos é essencial para que a ferramenta atinja o máximo de eficiência e melhore o trabalho da IE como um todo.

Como notamos ao longo o texto, são vários os benefícios proporcionados pela utilização do Gennera Academic One. Portanto, para os que desejam melhorar a gestão de uma instituição de ensino, é mais do que interessante conhecê-lo e testá-lo. Ele pode ser a chave para a melhoria contínua!

Que tal fazer isso agora mesmo? Entre em contato conosco e conheça melhor o Academic One!