A gestão financeira é um dos aspectos administrativos mais importantes em uma instituição de ensino (IE). Afinal, como lidar com o planejamento e com as questões operacionais? Quais meios utilizar para reduzir a inadimplência? Como garantir o equilíbrio das finanças ao longo do ano letivo?

Considerando a relevância do tema, elaboramos este artigo. Você entenderá como a metodologia da Gennera pode ajudar em uma série de quesitos: planejar, acompanhar indicativos, encontrar soluções, etc. Boa leitura!

Como a Gennera ajuda a garantir o equilíbrio da gestão financeira?

De maneira resumida, as soluções da Gennera auxiliam em questões fundamentais, como:

• planejamento;
• acompanhamento do orçamento mensal;
• controle do fluxo de caixa;
• gestão de inadimplência;
• cobrança.

Aliás, os dois últimos pontos listados merecem destaque, tendo em vista que a maior dificuldade de boa parte das instituições é garantir o recebimento das mensalidades.

Vale considerar que um caminho muito efetivo para contornar a inadimplência é oferecer opções para que os alunos efetuem os pagamentos, abram renegociações e façam acordos. Nesse sentido, ter o apoio da tecnologia para automatizar, cadastrar planos de bolsa, proporcionar descontos e múltiplos meios de pagamento é uma excelente alternativa.

Imagine, por exemplo, um portal em que os próprios estudantes possam recalcular a dívida. A tendência é que as taxas de inadimplência sejam reduzidas, porque há uma solução prática capaz de intermediar e resolver o problema. Ainda nesse âmbito, a solução Academic One da Gennera contribui com a régua de cobranças, que é, basicamente, uma função que dispara mensagens por email ou aplicativo. Essas notificações relembram que o boleto foi enviado, que ele vai vencer, que já venceu, etc. Trata-se, portanto, de uma medida preventiva, que facilita a vida dos responsáveis financeiros e contribui muito para evitar atrasos nos pagamentos

Uma novidade que do Gennera Academic One que pode ajudar bastante é a cobrança no cartão de crédito a uma taxa fixa em reais (e não percentual), equivalente à taxa de boleto.  O que reduz em muito o custo com a cobrança de cartão de crédito, uma vez que elimina a taxa percentual sobre o valor da venda – esta taxa percentual, dependendo do valor da mensalidade, poderia passar de R$ 50,00 – e a reduz para uma taxa fixa abaixo de R$ 5,00.  Além de eliminar a inadimplência por esquecimento e permitir a retentativa, no caso de falta de limite no cartão cliente.  

Outro recurso interessante para o controle financeiro é a disponibilização de um ambiente digital no qual é possível acessar facilmente o contrato e fazer a reemissão de boletos de maneira descomplicada. Assim, o serviço prestado se torna mais transparente e o aluno consegue entender exatamente o que está pagando à instituição. Também há como saber os motivos da dívida e compreender qual é a situação.

A automação de boletos é outra solução que deve ser ressaltada, porque é difícil controlá-los de forma manual. Nesse aspecto, o Academic One colabora para que a IE consiga controlar a inadimplência de forma segmentada — por nível de ensino, curso e turma. A partir disso, é possível fazer a gestão financeira como um todo.

Como a Gennera possibilita a flexibilização do pagamento e de outros fatores?

Antes de tudo, cabe frisar que o software da Gennera é bem flexível — quem dirige uma instituição educacional sabe como as exceções aparecem com frequência no cotidiano administrativo. Além dos diferentes meios de pagamento — cartão, débito, cheque, PagSeguro e assim por diante —, a ferramenta dá suporte para várias medidas. Tudo depende de como a IE deseja conduzir seus processos financeiros.

A cobrança, por exemplo, pode ser feita por app ou e-mail. Também há como cadastrar o aluno para receber ligações de um atendente, porque a humanização do ato de cobrar pode ser bem-vinda em diversos casos. Novamente, a solução pode se adequar àquilo que a instituição julga como ideal em cada ocasião.

Também é possível controlar as próprias contas bancárias da IE e integrá-las ao fluxo de caixa. A partir dessa definição, você pode acompanhar as transações entre todas elas: recebimentos, pagamentos e transferências realizadas.

Os descontos, por sua vez, podem ser categorizados como incondicionais ou condicionais. Assim, há como defini-los e automatizá-los de acordo com a quantidade específica de dias antes do vencimento ou com a quantidade de parcelas — ele é aplicado somente se o pagamento for realizado de acordo com a condição estabelecida. Consequentemente, na hora de pagar, seja na registradora, seja por meio de um gateway, o desconto é automaticamente calculado e aplicado. Seguindo essa lógica, é viável também gerar bolsas personalizadas.

A criação de bolsas de estudo e o oferecimento de alternativas para o pagamento das mensalidades são maneiras comprovadas de combater e evitar a inadimplência. Isso também se aplica à possibilidade de reemitir o boleto em casa, de forma simples. Dar melhores respostas ao principal obstáculo das IEs exerce grande influência no controle financeiro, além de melhorar a retenção de alunos e estreitar o relacionamento entre escola, alunos e responsáveis.

De que outras formas os recursos do Gennera Academic One auxiliam na gestão financeira?

Como vimos até aqui, a Gennera e as suas soluções abrangem diversos pontos relativos às finanças de uma IE. Desde o pagamento flexível — estruturando um plano com regras, permitindo cadastrá-lo com descontos, recalcular juros, etc. — até a necessidade de emissão de boletos automatizados. Além disso, ela ajuda a controlar outros meios de pagamento, como cartão e cheque.

Como se não bastasse a automatização de inúmeros processos, o sistema também é capaz de flexibilizar suas funcionalidades, dando a liberdade de escolha à instituição. Há como definir se um boleto reemitido será pago com multa de atraso ou não, por exemplo. Em relação à régua de cobrança, citada ao longo do artigo, é perfeitamente viável determinar de quais maneiras ela será feita: prazos, canais de comunicação, tentativas, etc.

Uma eventual renegociação da dívida e o acesso rápido ao contrato estreitam os laços entre aluno e instituição, colaborando para que as tratativas sempre ocorram com o máximo de transparência, algo que pode ser decisivo para a renovação do contrato.

Enfim, as soluções oferecidas pela Gennera também contemplam tabela de preços, conciliação bancária e contas a pagar e a receber. Você ainda pode aprimorar sua gestão contábil e fiscal integrando todas as informações em uma única plataforma, que também abarca:

• cotação de compras;
• gerenciamento de estoque;
• folha de pagamento;
• obrigações ligadas ao governo (FIES, SPED, PROUNI, PRONATEC, Censo, E-social e Imposto de Renda).

Estabelecer controle total sobre a gestão financeira é essencial para reduzir custos e tomar decisões estratégicas embasadas. Com o nosso software, você pode melhorar a captação e a retenção de alunos, além de resolver a inadimplência.

Se você gostou do conteúdo e também quer contar com o apoio da Gennera, entre em contato conosco — nós podemos ajudar!