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Um sistema de gestão educacional deve prezar pela organização das atividades, pelo controle financeiro adequado, pela avaliação dos processos acadêmicos e pela facilidade de compreensão das ferramentas. E quando as necessidades gerenciais e acadêmicas da instituição de ensino não são atendidas, é necessário analisar a possibilidade de mudar o software.
A mudança de software de gestão educacional envolve altos custos, o treinamento dos funcionários e possível adaptação dos computadores ao sistema implantado. Por isso, esse processo deve ser bem analisado para evitar arrependimentos posteriores.
Pensando nisso, elencamos 4 perguntas que devem ser feitas para que você identifique a necessidade de trocar o sistema de gestão de gestão educacional da sua instituição de ensino. Acompanhe!
O controle financeiro está eficiente?
Se o sistema atual não permite a entrada de notas fiscais dos fornecedores, mensalidades dos alunos ou pagamento dos colaboradores de forma correta e segura, é um possível sinal de necessidade de troca. Se ele não possui ferramentas para realizar um inventário de materiais ou não está de acordo com a legislação, avalie ampliar a sua solução e elevar o controle da sua gestão.
Um controle financeiro eficiente garante organização dos dados bancários, despesas e receitas e deve possuir acesso dos trabalhadores somente com senha pessoal e intransferível. Além disso, todas as movimentações financeiras devem ser rastreadas pelo administrador que possui acesso a todos os dados do sistema.
O sistema permite a integração entre serviços?
Algumas empresas de software optam por disponibilizar sistemas direcionados aos serviços específicos. Sendo assim, é possível ter um sistema de gestão para faturamento de contas, outro para recepção, para matrícula de alunos, lançamento de notas etc. Se estes serviços não estão totalmente integrados, isso pode causar transtornos, pois as informações ficam concentradas em apenas um dos sistemas e não ocorre a interação entre elas.
Um excelente sistema de gestão educacional permite a troca de informações entre os setores e ações realizadas. Dessa maneira, é possível integrar os dados alimentados pelos professores, secretários, diretores, coordenadores, pais e alunos. E obter relatórios específicos por serviços ou relacionar com as informações de interesse.
O sistema tem acompanhado o crescimento da instituição?
Um sistema de gestão deve estar preparado para a demanda crescente de serviços — caso não seja essa a realidade, é recomendável a mudança. Com a possibilidade de inserção de novos serviços, como a implantação do ensino médio ou profissionalizante nas escolas ou cursos de pós-graduação nas instituições acadêmicas, é importante que o sistema acompanhe esse aumento de atividades. Afinal, elas implicam em um maior número de matrículas e um maior espaço para armazenar esses dados – e isso não pode causar perda de dinâmica do software. A inserção de novos serviços deve vir acompanhada de uma atualização do sistema de gestão para suportar novas demandas.
A emissão de documentos é realizada de forma rápida e eficiente?
Um sistema de gestão precisa imprimir documentos de forma rápida, eficiente e que seja compatível com os programas básicos disponíveis em computadores. Também é importante dar autonomia para outras pessoas emitirem os documentos se necessário. Por exemplo, a emissão de um comprovante de matrícula pode ser feita pelo aluno enquanto uma declaração de conclusão do curso deve ser solicitada pela equipe de apoio acadêmico. Essas ações facilitam o dia a dia da instituição, diminuem os processos burocráticos e otimizam a emissão de documentos.
Considere sempre que um sistema de gestão educacional eficiente garante precisão nas informações, oferece suporte à decisão gerencial, assegura equipes mais produtivas e confirma a idoneidade da instituição.
Se você se convenceu que precisa mudar o sistema de gestão da sua instituição, entre em contato com a gente e conheça todos os benefícios que um software de gestão educacional de alta qualidade pode oferecer!
