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De quantas reuniões dos professores longas e improdutivas você participou no último ano?

Apesar da intenção primária de resolver assuntos importantes, uma grande parte das reuniões nas instituições de ensino são confusas e cheias de conversas paralelas. No final, a sensação é que o que precisava ser resolvido ficou pendente – e outras mil demandas foram criadas.

O resultado, por antinatural que pareça, é sempre fazer mais reuniões. Em tempos de ensino remoto, essa tendência parece ter aumentado, já que existe a sensação de a reunião não ser, necessariamente, trabalho.

Nesse artigo vamos ensinar não só como reduzir o número de reuniões desnecessárias, mas também apresentar cinco técnicas que, se aplicadas, tornarão suas reuniões não só mais eficazes, mas também mais curtas.

Ajuste de Mentalidade

Antes de continuar, é preciso que você entenda uma coisa: reuniões de professores são caríssimas.

Ao exigir um espaço único e exclusivo na agenda de cada um, entenda que, além do valor gasto com a hora do funcionário, há também o lucro cessante. 

Especialmente para professores fixos, o tempo em uma reunião improdutiva é, também, o tempo em que ele está deixando de gerar valor: reuniões sem objetivo são um desperdício de capital.

A primeira pergunta antes de pensar em uma reunião é: “preciso mesmo de uma reunião para resolver isso?” – Simplifique. Use grupos, e-mails, mensagens e treinamentos gravados, para resolver o que talvez se transformasse em uma reunião três vezes mais longa que o planejado.

Reduzindo o número de reuniões

Liste suas atividades, usando verbos no início das frases:

• “Discutir o modelo do Novo Ensino Médio”;
• “Orientar professores sobre a inclusão social”;
• “Decidir material didático para as disciplinas eletivas”;
• “Delegar responsabilidades para a organização de datas festivas” etc.

Feita a lista, você deve ter em mente que os únicos objetivos de uma reunião devem ser orientados à finalização: não vale a pena se reunir para atividades pouco conclusivas, como “atualizar”, “orientar”, “revisar”, “apresentar”, “verificar”. Da lista elencada, sobrariam apenas dois itens:

• “Decidir material didático para as disciplinas eletivas”;
• “Delegar responsabilidades para a organização de datas festivas”.

O restante, facilmente, poderia ser feito por meio de e-mails, treinamentos, mensagens, ou eventos orientados apenas à discussão como sessões de Brainstorming: no Brainstorming é proibido DECIDIR.

Mesmo após eliminar as atividades não orientadas à conclusão, é preciso submeter a pauta a 3 perguntas:

1. Em que essa reunião vai ajudar a resolver o problema?
2. Existe alguma forma de resolver o problema, seja por inteiro ou por partes, sem se reunir?
3. Quais metas da empresa e objetivos da equipe estão sendo impactados com essa reunião?

Passado por esse crivo, é hora de organizar as tarefas que você deixou de incluir na reunião. Quem vai escrever os e-mails, montar os treinamentos, orientar os professores? – Não se prive da boa prática de delegar! 

Escolha, de acordo com as habilidades pessoais de cada um dos seus colaboradores e envie uma mensagem pessoal, explicando detalhadamente o que deve ser feito. Se necessário, você pode reservar um espaço para dúvidas ao final da próxima reunião, desde que esse espaço não se transforme em outra reunião.

Fiz tudo isso, e agora?

Só de seguir os passos acima, muito tempo será economizado. No entanto, boas reuniões são necessárias, e abaixo nós da Gennera temos 5 dicas para torná-las assertivas, enxutas e resolutivas:

1. Discuta no máximo 5 pontos por reunião: na ânsia de resolver todos os problemas, nada é de fato resolvido. Da lista que restou:

• Quais são os 5 pontos mais importantes e urgentes?
• Quais possuem todos os dados para serem resolvidos? 
• Quais contarão com todas as vozes decisoras necessárias?
• Quais terão mais impacto se feitos depressa?

Separar e priorizar os assuntos deixa tudo mais fácil!

2. Separe 5 minutos para explicar, todas as vezes, as regras da reunião: não, explicar uma vez só não é o suficiente! Coloque regras como, por exemplo:

• Tempo máximo de intervenção de 3 minutos; 
• Aceitar apenas ideias soltas, sem detalhamento, quando em brainstorming;
• Outros assuntos fora da pauta devem ser falados apenas no final da reunião, mantendo a regra do tempo de intervenção etc.

Deixar as regras claras, além de conscientizar sobre a importância do tempo de cada um, inibe a monopolização da reunião por assuntos paralelos e, em grande parte das vezes, desimportantes.

3. Dê uma cópia da pauta e das apresentações aos participantes: Jeff Weiner, CEO do LinkedIn, relatou em um post: “basicamente eliminamos a apresentação. Em vez disso, pedimos que os materiais que normalmente seriam apresentados durante uma reunião sejam enviados aos participantes com pelo menos 24 horas de antecedência, para que as pessoas possam se familiarizar com o conteúdo.”

Fazer com que as pessoas tenham conhecimento do assunto a ser tratado evita perguntas rasas, aumenta a compreensão e melhora a efetividade das soluções abordadas.

Sobre a pauta, é importante que cada professor tenha em mãos, no momento da reunião. À medida que for finalizada, peça-os para riscar o assunto. Isso gera conexão e sensação de dever cumprido.

4. Tenha um quadro de tarefas futuras: Trello, Asana, Teams… – Muitas são as aplicações que você pode usar! Se alguma tarefa for atribuída, ao invés de tentar resolver tudo na hora, coloque no quadro para reporte posterior. Além de evitar discussões desnecessárias, como se o muito falar do problema o resolvesse, o maior ganho é na organização. 

Se cada tarefa for publicamente atribuída, com dados, data e responsabilidades, a chance de que sejam todas realizadas – e de forma exímia – é muito maior.

5. Use relatórios do sistema e gráficos ilustrativos: fale das questões com base em evidência! Use sem medo os dados gerados pelo ERP educacional, seja qualquer for o assunto. Cruze informações, relacione e use para enriquecer e fundamentar sua discussão. 

Apresentações fundamentadas são de melhor compreensão, tornam-se mais críveis e auxiliam na tomada de decisão.

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