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Se a inadimplência já era um problema para instituições de ensino privadas de todo o Brasil, com a Covid-19 esse desafio só aumentou. Segundo dados do Instituto Semesp sobre as faculdades privadas, a inadimplência no primeiro semestre de 2020 aumentou quase 30% em relação a 2019, e a tendência é aumentar ainda mais. 

Além da redução evidente no lucro, evasões e atrasos nas mensalidades podem comprometer custos operacionais da IE, como remuneração de funcionários e manutenção da estrutura física, tal como prejudicar projetos de inovação.

Um dos principais motivos é a redução de renda dos alunos e seus responsáveis. No ramo de ensino infantil e médio, um fator relevante foi também a não adaptação dos alunos ao modelo EAD, o que fez muitos pais e responsáveis optarem por fazer a transferência para colégios públicos, ao menos momentaneamente.

Em um cenário como esse, de inadimplência e evasão, é fundamental que as instituições de ensino lancem mão de todas as ferramentas possíveis, não apenas visando a redução da inadimplência, como também a possibilidade de abandono do curso.

A boa gestão da inadimplência é uma tarefa desafiadora para o setor Financeiro de uma IE de uma instituição de ensino, visto a quantidade de atividades e ferramentas envolvidas. É crucial que as informações sobre pagamentos estejam dispostas de forma clara e acessível, tanto à instituição quanto ao estudante ou seu responsável.

Neste post falaremos sobre como a integração e automatização de pagamentos facilita a gestão da inadimplência, tal como reduz a taxa de pagamentos atrasados e renegociação de dívidas.

A importância da Gestão da Inadimplência em instituições de ensino

Toda uma estrutura é necessária para abrir uma nova turma, um novo curso ou, até mesmo, ofertar uma nova disciplina. É esperado que a IE faça um planejamento financeiro, e considere os gastos com despesas de infraestrutura, pessoal e materiais.

Outra variável importante é o lucro previsto, baseado principalmente na taxa de ocupação das vagas disponíveis. Negligenciar a Gestão da Inadimplência, além de desestabilizar as previsões, impede que a instituição de ensino avance e encontre meios de aumentar a retenção de alunos.

O resultado de uma inadimplência mal ou não gerida é a redução na rentabilidade dos cursos, evasão de bons docentes e fechamento de turmas.

Nos próximos tópicos ensinaremos métodos práticos para se livrar desse vilão.

Por que pensar em uma gestão integrada?

Além da redução da inadimplência, a integração da gestão possibilita automatizar várias atividades e processos que hoje são demorados e caros. Além disso, a integração permite uma visão holística da instituição, abrindo espaço para a melhoria contínua e despertando a vontade de inovar.

 

A automatização abre espaço para uma maior autonomia do grupo gestor, que agora concentra mais esforços nas metas estratégicas da IE, e pode agir de forma mais assertiva e clara, em uma gestão orientada e com foco em resultados.

 

No caso da redução da inadimplência, o grande ponto positivo é a centralização das informações acadêmicas e financeiras dos estudantes, que pode ser também gerida e monitorada por meio da definição de indicadores e processos bem definidos.

Por fim, a integração de todos os setores da instituição fomenta a inovação e agiliza a solução de problemas. 

A gestão integrada ajuda a fazer cobranças de acordo com a lei

Por ser uma relação de consumo, o relacionamento entre aluno e instituição de ensino segue a legislação estabelecida no artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, sendo que quaisquer constrangimentos, ameaças ou exposições desrespeitosas são sumariamente proibidas em caso de atraso da mensalidade. Também, segundo a Lei nº 9.870/99, nenhum prejuízo pedagógico pode ser infringido em casos de inadimplência, e suspender provas ou o acesso à  instituição é ilegal.

Apesar disso, a não renovação da matrícula ao final do ano ou semestre, assim como o acordo extrajudicial (antes de 90 dias), tal como a judicialização (após 90 dias) são práticas legais, e devem ser efetuadas em último caso.

É, no entanto, recomendado que a instituição foque em canais de relacionamento e aumento da satisfação do aluno, oferecendo flexibilidade e apoio para a manutenção das matrículas ativas.

Conhecer o perfil do aluno, assim como permitir o pagamento por diversos meios, auxilia não apenas na quitação de uma parcela em atraso, mas evita que o atraso ocorra. Nesse quesito, além da disponibilização de diferentes formas de pagamento através dos gateways ou direto na tesouraria, através das registradoras, é importante ter canais de relacionamento. Esses canais irão informar e recordar o aluno ou seu responsável de suas obrigações financeiras.

Um software de gestão educacional é indispensável!

Integrar processos é uma atividade complexa, especialmente quando se trata de processos financeiros. O ERP Educacional precisa ser completo, e é indispensável que os processos educacionais estejam integrados aos financeiros, permitindo a geração de dados e auxiliando na tomada de decisão.

 

Pensando nessas necessidades, a Gennera desenvolveu, em parceria com a SAP, o Gennera Academic One: uma solução completa, flexível e inteligente, que vai transformar o modo como a sua IE lida com o controle de inadimplência.

 

Nosso sistema possui todos os módulos integrados: Financeiro, Educacional, Administrativo e de Departamentos Fiscais. Isso não apenas facilita a cobrança de mensalidades atrasadas, como possibilita uma visão estratégica a partir da geração de indicadores abrangentes e da leitura da instituição como um todo.

 

Além de possibilitar todo o planejamento e acompanhamento financeiro, e de ser integrado ao SAP Business One, o módulo permite a gestão da inadimplência por meio de uma régua de relacionamento. 

 

As cobranças são efetuadas de um modo gradual através de e-mail. Desse modo, os responsáveis financeiros serão lembrados sobre a data de vencimento da fatura, sendo um excelente recurso tanto para cobranças regulares como para os casos de renegociação de dívidas!

 

Visando a simplicidade, o Gennera Academic One é um ambiente on-line, sendo possível reemitir boletos de modo simples, além de ter acesso aos contratos. Possuímos também integração com diversos gateways de pagamento, que possibilitam o pagamento através de boleto bancário e cartão de crédito, além da registradora que possibilita registrar a baixa da parcela através da transferência bancária, cartão de débito e dinheiro. 

 

Se processos burocráticos desincentivam a ação rápida, todas essas facilidades certamente têm impacto direto na taxa de pagamento antecipado!

 

Para situações em que a renegociação é inevitável, o módulo dispõe ainda de conciliação bancária automatizada e suporte à renegociação de pendências, com um eficiente suporte a operações de compra, cancelamento e ressarcimento. 

 

Essas e inúmeras outras funcionalidades estão disponíveis em um sistema validado pelo mercado, que atende a IEs de todos os níveis de ensino e diferentes portes. – Sem falar na integração nativa com o SAP Business One – a solução ERP mais reconhecida no mundo.

 

Entre em contato e descubra como essa e outras funções podem transformar não só a gestão da inadimplência, mas toda a sua instituição!