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Administrar uma escola pode ser mais desafiador do que se imagina. Uma instituição de ensino deve focar no aprendizado dos alunos, mas uma boa gestão financeira tem um papel fundamental no reconhecimento da sua marca, na satisfação dos pais, dos alunos e até mesmo dos profissionais que trabalham junto com você.

Quer saber como gerenciar as finanças da sua escola de maneira adequada e ser bem-sucedido nesse mercado concorrido? Confira as 5 práticas que separamos para você melhorar a gestão de relatórios financeiros e contábeis!

1. Tenha um orçamento completo

Você precisa saber quanto ganha e quais são seus gastos fixos no mês para decidir em que área investir. Seja realista ao elaborar o orçamento da sua escola, pois agir assim vai evitar muitas dores de cabeças.

Ter um controle de fluxo de caixa deixará evidente os dias que o dinheiro entra e sai, bem como a quantia que você tem à disposição para investimentos e possíveis emergências.

Para ter um orçamento completo, não se esqueça de enriquecê-lo com os detalhes de cada operação financeira. Eles são essenciais para a boa gestão da sua escola.

2. Estabeleça os gastos prioritários

Veja o que precisa em termos de melhorias e estabeleça a ordem em que elas serão realizadas. Afinal, você não precisa fazer todas as mudanças de uma única vez, e o seu orçamento nem sempre permitirá que isso aconteça.

Além de calcular custos, não se esqueça de levar em conta qual a melhor época do ano para fazer as mudanças.

Por exemplo, caso veja a necessidade de fazer uma reforma no pátio, seria apropriado colocar seu plano em prática na época das férias dos alunos, o que levaria menos tempo e evitaria muito transtorno desnecessário.

3. Evite gastos desnecessários

Uma boa gestão financeira identifica e corta — ou, pelo menos, diminui —  os gastos desnecessários. Por isso, antes de decidir investir em qualquer coisa sempre verifique se realmente é algo necessário e qual será o retorno pelo investimento.

Por cortar os gastos desnecessários a sua escola vai, com o tempo, se estruturar cada vez melhor financeiramente, e não terá de passar nenhum “sufoco”, como encerrar o mês com despesas pendentes.

4. Não gaste tudo que ganha

Uma boa gestão financeira também passa pela criação de uma reserva de dinheiro, tão útil para lidar com imprevistos. Mas isso não será possível se os gastos forem maiores ou iguais aos ganhos.

De vez em quando, é natural se deparar com gastos que estavam fora do orçamento, e quando eles surgirem a sua habilidade de gastar menos do que ganha é que o ajudará a ter fundos para cobri-los sem desespero.

5. Use um software de gestão

Utilizar um software voltado para a gestão financeira de instituições de ensino é uma das melhores alternativas para facilitar a sua vida e diminuir os erros que vêm de fazer os cálculos manualmente. Assim você terá:

• bom controle do fluxo de caixa;

• otimização no lançamento de registros e dados financeiros;

• dados financeiros confiáveis.

Esses benefícios vão tornar o seu trabalho mais fluido na hora de fazer o orçamento, darão uma melhor visão das suas prioridades e apontarão com segurança os gastos desnecessários.

Fica claro que o desafio de ter uma gestão financeira adequada pode ser superado. Se seguir os passos que apresentamos, você conseguirá controlar melhor seu orçamento e terá o prazer de lidar com alunos, pais e corpo docente mais satisfeitos com a qualidade da sua escola.

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