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No atual cenário, com um número muito grande de instituições de ensino infantil, fundamental, médio e superior, a concorrência pela captação de alunos é muito acirrada.

Uma instituição privada que não consegue captar alunos terá sérios problemas em relação à saúde financeira, pois não gerará receita, podendo até mesmo fechar.

Nesse material, apresentaremos uma estratégia completa, a ser seguida pelo Setor de Marketing e pela Gestão Educacional da Instituição.

Essa estratégia tem três pilares:

– Ações para aumentar a percepção de qualidade

– Ações para atingir novos possíveis alunos na internet

– Ações para atingir novos possíveis alunos no offline

Ações para aumentar a percepção de qualidade

Quando um aluno entra em uma Instituição de Ensino, ele ou sua família está planejando o futuro. Por isso, pensar em qualidade é, também, pensar em captação.

A qualidade deve ser mantida de várias formas:

• bons professores;
• grades curriculares atualizadas;
• investimento em inovação;
• investimento em tecnologias;
• investimento em metodologias de ensino. 

Essa qualidade com certeza vai ser um grande diferencial no mercado educacional, que irá trazer novos alunos que indicarão a Instituição para seus amigos, além de justificar o preço da sua mensalidade.

• Metodologias ativas de ensino

A Instituição de ensino pode oferecer metodologias ativas, que deixem as aulas mais atrativas e aumentem a interação.

Podemos citar diferentes metodologias ativas como Gamificação, Estudo de Caso e Ensino Híbrido.

As Instituições devem procurar novas metodologias e estar atentas às mudanças do mercado educacional, especialmente pensando que estamos na Era da Tecnologia.

O uso das tecnologias educacionais devem ser utilizadas em sala de aula para sair do modelo tradicional, promovendo o engajamento dos alunos na sala de aula como o uso computadores, dispositivos móveis e  softwares.

• Professores Qualificados

Além de ser um incentivo à captação, bons profissionais retém estudantes já captados, evitando a evasão.

Os alunos, pais e responsáveis irão falar para seus amigos sobre a qualidade dos professores, propagando assim também o nome da Instituição de Ensino. 

Os professores que estiverem engajados, também irão acompanhar a trajetória dos alunos e caso eles tenham algum problema será passado para a coordenação, que irá tentar ajudar. Também é muito importante a participação em eventos com os alunos estimulando os mesmos na busca pelo conhecimento.

• Infraestrutura e serviços

Salas climatizadas, carteiras adequadas, laboratórios, quadras e outros espaços destinados ao lazer, constituem investimentos necessários em tecnologia e inovação.

A Instituição deve considerar a sua adequação às atividades, com acessibilidade, fazer uma avaliação periódica dos espaços, e ter um gerenciamento da manutenção patrimonial.

• Colaboradores

Os colaboradores da Instituição devem estar preparados para receber os futuros alunos, levando-os para conhecer toda estrutura e serviços da Instituição, contando de forma rápida a história e os valores pedagógicos, e mostrando as tecnologias e inovações que a IES possui.

Toda a equipe da Instituição deve estar preparada para responder possíveis perguntas dos alunos, para que tenham mais confiança de efetivar a matrícula e, depois de matriculados, procurar ajuda.

• Orientação de carreira

As Instituições de Ensino Superior devem oferecer orientação de carreira, através de uma psicóloga da Instituição. Essa orientação pode ocorrer de forma on-line ou presencial.

Essa técnica também pode ser usada na captação direta, no Ensino Superior, levando estudantes a conhecer os cursos que a Instituição oferece. Esse serviço pode ser disponibilizado no site, para que qualquer pessoa consiga acessar.

• Convênios com empresas para vagas de emprego e estágio

Os cursos da Instituição de Ensino Superior devem procurar fazer parcerias com as empresas da região, facilitando assim a colocação dos seus alunos e egressos.

Essas vagas podem ser disponibilizadas no setor de estágio, no site, ou em grupos de Whatsapp criados com os alunos. Quando um curso tem um alto índice de empregabilidade, é normal que a procura por ele aumente. 

Também se pode:

• Enviar currículos dos seus alunos para as empresas parceiras.
• Permitir que as empresas passem em sala de aula divulgando suas vagas.
• Convidar as empresas para participarem das semanas acadêmicas realizadas pelos cursos.

• Segurança

A segurança dentro de uma Instituição é um diferencial que atrai alunos. Como exemplos de medidas seguras, podemos citar:

• A utilização da Biometria para controlar a entrada, tirando relatórios de quem está presente ou não na Instituição de Ensino, e em seguida ligando para os responsáveis (no caso de ensino infanto-juvenil). 
• Colocação de câmeras no estacionamento e nos acessos a Instituição de Ensino.

• Meios de pagamento

Além de atrair e reter alunos, por ser um indicativo de qualidade, a facilitação do pagamento também evita problemas com a inadimplência. Abaixo, citamos algumas medidas:

• Isentar taxas de matrícula;
• Parcelar o pagamento da matrícula;
• Disponibilizar descontos para os alunos que pagam em dia;
• Parcelar em mais vezes as mensalidades do semestre;
• Oferecer financiamento próprio, só lembrando que a IES deve ter uma reserva financeira para poder fazer isso;
• Permitir o parcelamento no cartão de crédito;
• Permitir que o aluno gere os próprios boletos.

• Comunicação eficiente

Hoje existem muitas formas da Instituição de Ensino se comunicar com os alunos, pais ou responsáveis, graças ao uso das tecnologias da informação.

Um meio eficiente de comunicação é através do sistema de gestão educacional. O Gennera Academic One, por exemplo, permite a comunicação pelo envio de mensagens, grupos de discussão, e-mail e solicitações, que podem ser feitas a partir do portal do aluno (onde os pais e responsáveis têm acesso).

Ações para atingir novos possíveis alunos no offline

• Instituição na comunidade

A Instituição de Ensino Superior pode organizar com seus alunos, professores e coordenadores de todos os cursos, eventos junto à comunidade.

Podemos citar alguns exemplos desses serviços oferecidos no Ensino Superior pelos cursos abaixo:

• Farmácia e Enfermagem podem tirar a pressão das pessoas.
• Educação física pode promover um espaço para praticar exercícios.
•  Contabilidade pode fazer o imposto de renda das pessoas.
• Cursos de tecnologia podem criar um campeonato de jogos digitais.
• Pedagogia pode fazer diversas atividades pedagógicas envolvendo as crianças.
• Administração pode trabalhar com jogos de estratégia.

• Egressos

No Ensino Superior, a instituição deve manter um relacionamento com os egressos de várias formas, através de uma área no site da Instituição, onde ele pode deixar seus dados atualizados, convite para que venham falar com os alunos sobre o mercado de trabalho e participação em campanhas de publicidade.

Além disso, os egressos podem voltar para a Instituição, para fazer um curso de Especialização, Mestrado, Doutorado ou um curso de Extensão, aumentado o número de alunos da Instituição e gerando receita.

• Indicação de amigos e familiares

Pais e alunos, felizes com a Instituição de Ensino, indicarão para outras pessoas que estejam procurando vagas em uma determinada IES.

A instituição pode usar estratégias de desconto na mensalidade, serviços gratuitos ou prêmios, fazendo com que todos os alunos ajudem na captação.

• Eventos

Atrair a comunidade externa para dentro da Instituição é, sem dúvidas, uma boa forma de fazer com que  futuros alunos se aproximem da IES. Abaixo, estão alguns exemplos de como fazer isso:

Campeonato de Jogos (online ou presencial): devem ser usados jogos diferentes de acordo com a idade. O campeonato também pode ser de forma on-line possibilitando que todos realizem as inscrições, dessa forma a Instituição vai conseguir reunir um número bem maior de pessoas.

Feira das profissões: as feiras podem ser realizadas dentro da Instituição, assim os  futuros alunos já conhecem a estrutura interna. Também podem ser feitas nas escolas da região e nas empresas, envolvendo todos os cursos das áreas da saúde, exatas, licenciatura e assim por diante, para a captação presencial ou on-line.

• Divulgação nas escolas

Para o Ensino Superior, é muito importante a realização de palestras nas escolas que possuem o ensino médio, a fim de divulgar a Instituição e seus cursos. Essas palestras podem começar no primeiro ano do Ensino Médio, para criar relacionamento entre os alunos e a Instituição.

Essas palestras devem ser relacionadas a área de atuação dos cursos, envolvendo também o mercado de trabalho, para que o aluno tenha conhecimento sobre o curso que ele escolher. Esse meio de divulgação é importante para todas as Instituições de Ensino Superior, principalmente para as pequenas, que não tem como fazer grandes investimentos em marketing como os grandes grupos.

• Cursos gratuitos

Uma opção para trazer matrículas é oferecer cursos e palestras, gratuitos ou com um custo reduzido, com temas relevantes.

No caso das escolas de ensino infantil, fundamental e médio, esses cursos podem ser oferecidos para os pais ou responsáveis dos alunos.

• Visitas e aulas experimentais

É importante oferecer um serviço de agendamento, onde o aluno poderá marcar um dia para conhecer a Instituição de Ensino, ou fazer uma aula experimental. Essa visita pode ser marcada pelo site, redes sociais, pela secretaria ou por um outro setor definido pela IES. 

O agendamento vai virar também um lead, que será utilizado pelo setor de marketing para fazer uma matrícula, sendo importante que o contato seja feito o mais rápido possível.

• Processo seletivo nas escolas

Alguns alunos podem ter dificuldade em fazer o processo seletivo na Instituição, devido ao deslocamento até a Instituição, então a mesma pode disponibilizar a oportunidade de os alunos realizarem as provas nas próprias escolas da região.

Com certeza esse processo seletivo irá aumentar o número de alunos que irão realizar as provas, além de criar um relacionamento com as escolas da região.

• Vagas remanescentes

As vagas remanescentes são aquelas que não foram ocupadas durante os processos seletivos.

Por exemplo: se o curso oferece 50 vagas por ano, com a duração de 4 anos, ele tem capacidade para 200 alunos. Atualmente, no entanto, apenas 130 estão preenchidas. As outras 70 vagas serão consideradas remanescentes. Essas vagas podem ser preenchidas com:

• Transferência
• Reingresso 
• ProUni (Programa Universidade para Todos)
• Fies (Programa de Financiamento Estudantil).

•  Benefícios exclusivos em empresas parceiras

Pode ser interessante fechar parcerias com empresas que oferecem diversos serviços, como: academias, cinema, farmácias, livrarias, teatro etc, para os alunos matriculados na Instituição. 

Caso eles usem os serviços oferecidos, poderão compensar boa parte do custo da mensalidade.

• Alunos trancados e desistentes

Muitos alunos trancam ou desistem dos estudos, principalmente no Ensino Superior. Isso pode ocorrer por vários problemas relacionados à família, recursos, tempo, horário do trabalho, entre outros.

É importante que o setor de marketing, juntamente com os coordenadores, realizem um trabalho com esses alunos, para reintegrá-los. Para isso, é fundamental entender os problemas e ajudar na busca de soluções.

Ainda, caso não tenham se identificado com o curso de onde saíram, pode ser estratégico oferecer uma oportunidade em outra área.

Ações para atingir novos possíveis alunos na internet

• Equipe de Marketing

A instituição deve ter uma equipe de marketing bem estruturada para conseguir fazer uma campanha para a captação de alunos com sucesso.

Visitas em escolas e empresas, outdoors, redes sociais, panfletos, anúncios no Google, Facebook, Instagram e LinkedIn: tudo isso precisa ser feito de forma estratégica e bem planejada.

Muitas Instituições acabam contratando agências de Marketing para ajudar nas atividades, que deve entender quais são as melhores formas de divulgar a Instituição, quanto investir em publicidade e, claro, como se comportam as personas da instituição.

Uma boa equipe de marketing vai transformar visitantes (leads) em futuros alunos.

• Perfil do aluno

Definir as personas, de acordo com o perfil da Instituição Ensino, é extremamente importante em todas as etapas de uma estratégia, inclusive pensando no aproveitamento de recursos.

Os dados recolhidos com leads, em uma campanha de Marketing, devem respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD para que não ocorram futuros problemas.

• Orçamento para captação de Alunos

Deve ser feito um cálculo para o custo da captação e retenção de um aluno.

Dando um exemplo, se o estudante paga uma mensalidade de R$ 1.500,00, e seu curso tem duração de 5 anos, ele irá deixar na Instituição R$ 90.000,00.

Baseado nisso, você pode ter um cálculo do ROI (Retorno sobre Investimento) da aquisição de cada aluno, e dimensionar os gastos com marketing e captação.

• CRM

O CRM (Customer Relationship Management) é um software de gestão de relacionamento com o cliente, que usa a tecnologia para captar alunos.

O CRM, além de ajudar a captar alunos fornecendo informações sobre os cursos, e levando os alunos à realização da matrícula, é também muito importante para acompanhar os estudantes durante todo o curso, incentivando a retenção.

Quanto mais informações a respeito de futuros alunos a Instituição tiver na sua base de dados, mais fácil será traçar um perfil dos alunos para a realização de novas matrículas.

• Softwares de automação

No mercado hoje temos vários softwares que ajudam na captação de alunos, que podem enviar SMS, e-mail marketing e, até mesmo, encontrar candidatos através das redes sociais vendo suas preferências pessoais, e assim por diante.

Onde podemos citar o Rd Station, utilizado pela maioria das Instituições de Ensino.

É um programa de computador que utiliza Inteligência Artificial, simulando um atendente no site da Instituição, onde o objetivo é tirar as dúvidas dos alunos 24 horas por dia.

Tem sido uma tendência em muitas Instituições de Ensino para captação de leads, diminuindo custos e fazendo que todos os questionamentos sejam respondidos de forma automática. 

• Site Institucional

É muito importante fazer um monitoramento do site, verificando se ele possui todas as informações disponíveis e atualizadas.

Outro fator importante é que o site não fique indisponível, tenha um boa velocidade de acesso, e também utilize os recursos do SEO (Search Engine Optimization), para alcançar otimizações que visem rankings orgânicos, gerando tráfego.

• Redes sociais para captar alunos

As mídias sociais são ferramentas importantes na divulgação, principalmente no período de matrículas.

Além da divulgação nas redes da Instituição, é importante fazer com  que funcionários, professores e alunos também sejam engajados nas campanhas, compartilhando as propagandas nos seus perfis pessoais, curtindo e fazendo comentários positivos.

Youtube: O Youtube é muito utilizado pelos jovens que acessam diferentes tipos de canais de jogos, notícias e filmes. Estar por lá é uma ótima maneira para divulgar a Instituição de Ensino, e capturar leads, além de gerar credibilidade e interação.

A Instituição pode investir em vídeos com mensagens Institucionais, depoimentos de alunos, egressos, professores e coordenadores pedagógicos, além de transmitir aulas, palestras e eventos realizados.

Muitas Instituições de Ensino transmitem aulões na véspera do vestibular ou do Enem, de forma gratuita.

Alguns professores também podem criar canais sobre uma determinada disciplina, dando dicas de resoluções de exercícios e aulas que chamem a atenção dos alunos.

Outro ponto seria a gravação de vídeos que mostram a estrutura da Instituição, como laboratórios, ambientes de convivência, salas de aulas e quadras, além de mostrar atividades que ocorrem no dia a dia.

O Youtube também permite que as pessoas interajam, e pode ser acessado de computadores ou de qualquer dispositivo móvel.

Facebook: O Facebook é uma rede social muito acessada e possui várias formas de divulgação. Algumas são gratuitas onde, em uma fanpage, materiais de divulgação e conteúdos relevantes são postados.

Com o Facebook Ads, esses materiais e conteúdos podem ser divulgados para pessoas que não seguem a página.

Instagram ADS: É uma plataforma que vincula anúncios pagos no Instagram, no feed e nos stories. Esses anúncios podem ser vinculados em vários formatos, como fotos e vídeos.

Assim como no Facebook, é possível segmentar o público-alvo através do conhecimento da persona.

LinkedIn Ads: Também é uma ótima forma para se captar alunos, principalmente no Ensino Superior para a Pós-Graduação. Por lá, é possível fazer a segmentação da persona por localização, gênero, grupos de LinkedIn e assim por diante. Ainda, é possível medir as conversões.

•  Cases de sucesso

A Instituição deve divulgar os casos de sucesso de seus alunos e egressos, para inspirar outros estudantes: alunos que se destacaram no Enem, aprovações em vestibulares de Instituições privadas e públicas, ou destaque em um determinado esporte. 

No Ensino Superior, é interessante divulgar os alunos que tiveram sucesso no mercado de trabalho.

•  Bolsas de estudo

As Instituições privadas de Ensino Infantil, Fundamental e Médio devem divulgar quais são os tipos de bolsas e descontos que possuem:

• irmãos

• empresas

• sindicatos

• filantropia

entre outras.

Deve-se visitar as prefeituras das cidades vizinhas, de onde se deslocam alunos para a Instituição, para verificar a possibilidade da prefeitura disponibilizar bolsas de estudo. O mesmo processo deve ser feito com as empresas que podem pagar uma parte da mensalidade dos seus funcionários.

É muito importante uma divulgação para a comunidade externa, principalmente em palestras realizadas nas escolas, sobre todos os tipos de bolsas que os alunos poderão concorrer.

•  Blog

É importante a Instituição ter um blog, com conteúdos interessantes e relevantes para pais e alunos. Além de ser informativo, o blog ajuda a melhorar o ranqueamento do site no Google e em outros buscadores.

•  Influenciadores digitais

As gerações têm mudado, e os jovens estão cada vez mais conectados às mídias digitais.

Uma Instituição de Ensino pode usar influenciadores ou embaixadores, que podem inclusive ser alunos da própria Instituição, com o perfil desejado para o Ensino Infantil, Fundamental, Médio e Superior.

•  Newsletter

A utilização de Newsletter na Instituição de Ensino possibilita criar matérias sobre variados assuntos, capturando novos leads e mantendo um relacionamento com as pessoas que se cadastrarem para receber novas notícias.

A criação de um e-mail marketing pode ser utilizado para pessoas que já demonstraram interesse pela instituição,, deixando os dados de contato e dando permissão para que a IES envie e-mails. 

•  Processo de Matrícula

O processo de matrícula de uma Instituição também deve ser ágil por exemplo:

• A ficha de inscrição deve pedir apenas as informações necessárias no momento. 
• Utilizar os dados das redes sociais precisa ser uma opção na matrícula online;
• Controlar o caminho que o aluno fez, pelas campanhas de marketing, até se matricular;
• Permitir que o aluno aprovado no processo seletivo tenha condições de fazer a matrícula logo após o resultado;

Em algumas instituições, quando a inscrição é feita no sistema, este já identifica que o curso tem vagas sobrando, mandando no mesmo momento um e-mail para o aluno realizar a matrícula.

É importante deixar o aluno escolher como deseja realizar a matrícula: de forma presencial, na própria Instituição ou de modo on-line.

No caso de a matrícula ser online, é indispensável que o processo seja simples e intuitivo, como é o caso de se matricular em uma instituição que usa o Gennera Academic One.

Conclusão

Há inúmeras formas de captar alunos, desde as mais conhecidas até aquelas usadas por poucas instituições.

Tanto no processo de captação quanto de retenção, é indispensável que a escola, curso ou faculdade conte com um ERP robusto e simples de usar.

Ao ter um sistema de gestão educacional que joga ao seu favor, todo o processo se torna mais simples e intuitivo, e os colaboradores passam a se preocupar bem mais com os resultados que com apagar incêndios.

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