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Lidar com a administração de uma instituição de ensino é um processo que envolve muitas etapas. Por isso, requer atenção e uma boa preparação de todos aqueles que participam do andamento diário das contas.

O controle de despesas pode ser um dos maiores obstáculos na vida de um gestor sério e preocupado com o andamento do fluxo. É fundamental fazê-lo para que as atividades costumeiras e o bom funcionamento de todos os setores jamais fiquem comprometidos.

Para isso, deve-se olhar cuidadosamente para cada detalhe e analisar os diferentes momentos, olhando para o orçamento de maneira detida.

Sendo assim, separamos 4 dicas bastante valiosas sobre o assunto. Confira:

1. Conheça e avalie as necessidades

Antes de tudo, é preciso saber a fundo quais são as reais demandas. Elencar as prioridades elimina a chance de ter gastos dispensáveis.

Em um sentido oposto, também faz com que a verba seja direcionada corretamente, resolvendo as urgências em primeiro lugar.

Sem um bom planejamento, que seja capaz de organizar a gestão escolar como um todo, o processo fica mais difícil, comprometendo o controle sustentável da instituição.

2. Saiba cotar os preços e negociar corretamente

Antes de fazer os pedidos, é necessário ter em mente não só o preço que cada fornecedor oferece, mas também saber os prazos de entrega.

Ou seja, uma pesquisa de mercado bem feita é essencial. Após recolher as condições oferecidas por quem fornece o produto é recomendado fazer um mapeamento com todas as informações.

Para fazer negociações mantendo uma boa conduta e visando a melhor solução, alguns procedimentos são fundamentais:

• defina os objetivos e seja direto com o fornecedor;

• não explicite tanto o interesse;

• demonstre, de forma sútil, que possui outras alternativas;

• pesquise incansavelmente por todas as condições disponíveis;

• não barganhe acintosamente, apenas o suficiente para garantir que aquela é a melhor condição oferecida;

• tenha um plano B definido antes de entrar na negociação, isso evita que você fique nas mãos de apenas uma possibilidade;

• crie uma relação de parceria.

3. Receba e cadastre corretamente os gastos

Após receber os pedidos e conferir se tudo está de acordo com o combinado, é hora de dar entrada nas notas fiscais e registrar com detalhes o que foi despendido.

Um software de gestão escolar é muito útil nesta e em todas as outras etapas do processo. Afinal, ele permite um acompanhamento automatizado e melhor estruturado de tudo aquilo que acontece na instituição, facilitando em demasia que o planejamento seja executado conforme previsto.

4. Observe as contas e acompanhe o controle de despesas

Depois de todos estes procedimentos, será possível ter uma visão panorâmica sobre o que se gastou e, com isso, controlar o fluxo de recursos.

Aumentar as receitas será realidade à medida em que o controle de despesas for realizado de maneira efetiva e estratégica. Aos poucos, com uma administração equilibrada e coerente, a instituição usufruirá dos benefícios de se ter uma gestão com bons planejamentos.

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