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Um ERP (Enterprise Resource Planning) é o sistema onde está a vida da instituição de ensino. Através desse sistema ocorre boa parte das avaliações do MEC, a comunicação professor-aluno, os trâmites financeiros, a transmissão das aulas e muitas outras atividades.

Por estar envolvido em todas as etapas da rotina educacional, o sistema é o melhor ambiente para se ter uma visão abrangente e completa da instituição. Todos os dados e indicadores que guiam o processo saem do sistema, ou são feitos baseados nele.

Sendo tão importante e essencial, a escolha do ERP deve ser criteriosa e tomada de forma estratégica, uma vez que se trata de um investimento com alto potencial de retorno.

Nesse artigo, explicaremos quais são os principais critérios na hora de escolher o melhor ERP para a sua instituição de ensino.

Definindo as necessidades

Todo processo de aquisição deve partir de necessidades reais, e resolver problemas já vivenciados.

O melhor método para definir necessidades de forma realmente assertiva é perguntando – de modo abrangente e sistematizado – o que o usuário final precisa.

Nós da Gennera incentivamos que você realize uma pesquisa qualitativa descentralizada, e depois sistematize os dados de forma quantitativa. Vamos explicar:

 

• Escolha um dono da pesquisa por setor.

 

No setor financeiro, certamente há pendências diferentes das pendências encontradas pelos professores ou pela biblioteca. Se você for coordenador ou diretor, especialmente se a instituição for grande, com certeza não é possível conhecer em minúcias as dificuldades e anseios dos colaboradores – nem dos alunos. 

Por isso, é importantíssimo que um colaborador qualificado e experiente elabore as perguntas e, ele mesmo, aplique o questionário aberto, e sistematize as respostas em forma de dados quantitativos.

 

• Defina graus de importância

 

Deixe claro aos donos dos questionários que ele deve ser objetivo ao perguntar se aquela pendência é pouco ou muito relevante em um processo como um todo. Recomendamos que existam cinco graus de importância, para deixar ainda mais detalhada a pesquisa.

 

• Cruze os dados e encontre recorrências

 

Todos os setores relataram que o sistema atual é lento? Todas as turmas se queixaram de que é difícil acessar pagamentos? Muitos reclamaram da dificuldade de fazer download ou upload de documentos? – Você já tem o início da sua lista de prioridades!

 

• Organize as prioridades por setor, recorrência e grau de importância

 

Deixe uma lista muito bem montada, com aquelas pendências e anseios mais importantes e, tendo-as em mãos, converse com alunos e colaboradores sobre aquelas mais importantes, para que seuentendimento esteja mais sólido na hora de começar a pesquisa por um ERP.

Pesquisando o ERP

Com sua lista de prioridades bem feita e descrita, é hora de pesquisar a melhor solução para a sua realidade. Leia os blogs, procure referências entre colegas de trabalho, pesquise as redes sociais e, caso a pesquisa esteja agradando, marque uma reunião.

Um erro comum nas instituições é, ao pensar em uma implantação, descartar logo os serviços que parecem ser melhores pelo receio de ultrapassarem o orçamento.

No entanto, na maioria das vezes, a média de preço não varia suficientemente para justificar fazer uso de uma solução menos eficiente.

O ideal é que uma faixa de valor seja definida com certa flexibilidade, priorizando, em último caso, iniciar com menos módulos e fazer upgrades sucessivos, caso o orçamento esteja apertado, a optar por um sistema que seja notadamente inferior

Fazendo reuniões eficazes com os consultores

Primeiro, avalie a prestatividade da equipe. Se já no processo de vendas os consultores parecerem distantes e pouco interessados, considere retirar da lista aquela opção: você deve pensar que, mais cedo ou mais tarde, sua IE precisará de suporte. Se não há prestatividade para vender, imagine no pós-venda!

Não tenha receio de fazer perguntas. Seja você a parte ativa da reunião, e apresente suas necessidades, pedindo explicação de como seria a solução proposta pelo ERP.

Acredite: nenhum vendedor te falará voluntariamente das partes negativas!

Entenda bem os diferenciais de cada solução

Fazer o básico bem feito é essencial: você não vai querer um sistema que trava toda hora, que possui uma interface suja e um suporte ruim.

No entanto, após se certificar que o básico será atendido, foque em entender a fundo os diferenciais, pois eles podem ser o divisor de águas – ou não fazer a menor diferença.

Sabe aqueles planos de celular cheios de coisas que ninguém usa? Os “diferenciais” de um ERP podem ser similares a isso, e conter pacotes que não fazem sentido, e estão ali para aparentar completude e justificar o valor.

Por isso é tão importante que sua lista de prioridades esteja clara!

Enquanto isso, outros diferenciais são, de fato, diferenciais. 

Um exemplo disso é a integração nativa do Gennera Academic One ao backoffice SAP Business One: integrando de verdade o sistema, o SAP gera vantagens em todas as áreas do sistema, da geração de indicadores multissetoriais à confiabilidade e rastreabilidade do banco de dados.

Ainda, nosso AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) é nativamente integrado a todo o restante do sistema, permitindo por exemplo saber se os alunos mais frequentes são também os que pagam em dia, ou que usam mais a biblioteca.

Também o Módulo Financeiro, ao ter diversas formas de pagamento e facilitar a geração de pagamentos, reduz atrasos e inadimplência.

Essas e outras funcionalidades da Gennera são realmente úteis para qualquer instituição de ensino, e possibilita um crescimento sadio e bem orientado.

Entenda e discuta o processo de implantação

Implementar um ERP mexe com toda a estrutura da instituição. Os treinamentos podem ser extensos e pouco efetivos, com ausência de suporte após uma aplicação mecânica e nada personalizada.

Além disso, caso não tenha boa usabilidade, os problemas a surgir podem ser maiores que as soluções proporcionadas. Muitas vezes pode ser uma boa decisão a implementação por etapas, não sendo necessário grandes paradas no trabalho.

A melhor forma de buscar informações é perguntando sobre cases de sucesso, e entendendo como foi a implementação em outras IE.

Considere a procedência do fornecedor

A regra é clara: não é à toa que uma empresa é bem posicionada no mercado. O sucesso vem da excelência do serviço prestado, e você certamente vai querer um serviço de excelência.

Lembrando do começo deste artigo: o ERP é onde está a vida da instituição – e você não vai querer arriscar uma decisão tão importante por uma redução ínfima no valor, ou por uma atitude de “testar” opções.

Tenha em mente que, para escolher um ERP educacional, você necessariamente escolhe um dos seus mais importantes parceiros de negócio. 

Ao pesquisar sobre a Gennera, você verá que temos mais de 20 anos no mercado, e atendemos mais de 350 instituições de ensino. Temos inúmeros cases de sucesso, e somos o único ERP educacional do Brasil que é parceiro da SAP, empresa de sistemas de gestão que tem mais de 1 milhão de usuários no mundo – incluindo a BMW, a Burger King, a Heineken e a Honda.

Está procurando o melhor ERP para a sua instituição de ensino? Fale com um dos nossos consultores e descubra de quantas formas diferentes a Gennera pode ajudar você!