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Com mais de 90 anos de história, o Instituto Maria Auxiliadora (IMA) de Porto Alegre conta com 5 unidades e mais de 800 alunos, e é uma das escolas da Rede Salesiana Brasil, trazendo consigo o legado pedagógico dos fundadores: São João Bosco e Madre Mazzarello. 

Em 2016, o IMA teve o primeiro contato com o Gennera, utilizando no entanto apenas o Módulo Educacional. Em 2019, optou-se por contratar a solução completa do Gennera Academic One, adicionando o SAP B1 em seu pacote.

Nesse artigo vamos tratar sobre como a experiência completa com o Gennera Academic One reduziu os índices de inadimplência do IMA, gerando agilidade nos pagamentos e confiabilidade aos dados e relatórios contábeis.

 

Do Módulo Educacional à versão completa

Em 2019, quando decidiu-se que o Gennera Academic One seria adotado em sua versão completa, colaboradores do IMA passaram por uma experiência de suporte e consultoria ampla e abrangente. 

Mesmo que já trabalhassem com o Gennera Educacional, houve também aplicação do treinamento para esse módulo, o que ajudou o instituto a corrigir alguns cadastros e a ter um domínio mais sólido da ferramenta:

 “A gente tinha um consultor da Gennera” – relata Leomara Scarpini, gerente de projetos na INSA – “Com a consultoria da Gennera, conseguimos padronizar. Deixamos uma escola padronizada, e com a experiência dela, padronizamos as outras quatro. Em 2020, essa primeira escola modelo já começou também com o SAP, e em 2021 subimos as outras”.

 

Um adeus à Inadimplência e problemas na Contabilidade

O Instituto Maria Auxiliadora teve dois sistemas antes do Gennera. Explicados como sistemas menos robustos e focados apenas na dinâmica acadêmica, as soluções existentes não possuíam recursos tecnológicos para resolver o que se tornou o maior desafio no IMA: a Contabilidade.

“O grande problema era a inadimplência” – relata – “na Contabilidade, os fechamentos nunca batiam o que tinha no sistema (…). Hoje temos as cinco escolas integradas com o SAP, tudo lindo e fechando”, relata Leomara, sorrindo.

A mudança de sistema diminuiu as reclamações dos pais e responsáveis, facilitando a emissão de boletos e o acesso destes às transações financeiras. Também as demais facilidades do módulo financeiro, alinhado à confiabilidade entregue pelos dados contábeis, ajudaram a reduzir a inadimplência do IMA a níveis mínimos.

Hoje, para Leomara, a inadimplência é um problema superado, graças ao Gennera Academic One.

 

SAP Business One e padronização de processos

A necessidade de os dados serem, agora, lançados de forma clara e correta, fez com que os processos da escola modelo assumissem padronização e assertividade. O fato de o lançamento em um módulo refletir em outro, como explica Leomara, é educativo aos colaboradores, que começam a ter mais atenção em seus lançamentos.

“No início reclamaram um pouco, porque o processo era novo e inicialmente mais complexo que o jeito inadequado.” – explica a entrevistada – “Mas com pouco tempo já está todo mundo percebendo as vantagens, pois o processo agora dá mais autonomia, e por isso está muito mais rápido.”

O processo de lançamento de dados pelos professores também melhorou, especialmente pela certeza de que as informações não “somem” ou são “apagadas”: “Toda vez que alguém dizia que a informação tinha ‘sumido’ eu mostrava que estava lá”, relembra Leomara, “isso fez com que esse tipo de reclamação praticamente acabasse.”

 

Contabilidade a nível SAP: padrão mundial de qualidade

Ao falar sobre o SAP, Leomara não esconde sua admiração pelas funcionalidades e facilidades: “antes mesmo de implementarmos o SAP, eu fiz até um TCC sobre como seria a integração entre o SAP e o Educacional.”

E a admiração de Leomara se justifica pelos diferenciais do produto. Ter um sistema que consegue alinhar, a um nível global de qualidade, o Faturamento, Contas a Receber a Contabilidade de uma instituição de ensino é raro, senão exclusivo do SAP. 

Isso significa, além da praticidade, que o sistema entrega Rastreabilidade, Subsequência e Inviolabilidade:

Rastreabilidade: existe uma rastreabilidade completa de todo lançamento que é feito. Se agora for lançado um pagamento, transferência ou recebimento, além de fazer todos os desdobramentos contábeis na hora, ele registra a realização desses desdobramentos. Isso significa que o sistema sabe quem fez a movimentação, a que horas e quais foram os passos usados.

Subsequência e Tempestividade: os dados são atualizados em tempo real. Tão logo as informações são lançadas, todas as ramificações de dados são atualizadas, gerando relatórios verdadeiros já no momento seguinte aos novos lançamentos.

Inviolabilidade: se algum dado lançado precisar ser modificado ou excluído, é necessário fazer um estorno e um relançamento. – Tudo ficará registrado, de modo inviolável, ainda que seja uma transação dependente de senhas específicas dadas a pessoas de confiança. É impossível executar qualquer ação no SAP Business One sem que todos os passos sejam gravados – e isso faz com que os relatórios gerados sejam aceitos nas maiores auditorias empresariais do mundo.

 

Gennera Academic One: um sistema confiável e enxuto

O Gennera Academic One traz a responsabilidade de entregar o mesmo sistema para todos os usuários. Além da confiança, gerada pela maturidade organizacional necessária para esse modo de entregar o serviço, ser um sistema não customizável traz as seguintes vantagens:

• A imensa maioria das possíveis solicitações já terá resposta e solução disponível no sistema: por ter milhões de usuários no mundo, a SAP já desenvolveu soluções para praticamente todos os problemas pensáveis. Ao invés de ir ao suporte solicitar uma implementação de melhoria, é comum que você precise apenas de orientação sobre como usar uma função nova.
• Um eventual problema no sistema será resolvido de imediato: o Gennera Academic One tem uma versão única para todos os clientes. Uma instabilidade no sistema, por menor que seja, é de altíssima prioridade. Isso significa que será raríssima a ocorrência de falhas, e se ocorrer, essa será resolvida no menor tempo possível, para todos;
• Não vendemos um ERP educacional, vendemos processos: se adequar aos processos do Gennera Academic One é se adequar à forma correta de fazer. Milhares de empresas usam SAP, e os comandos e regras foram pensados para atingir o padrão ouro de auditoria empresarial. Aprender a usar nosso sistema é melhorar o funcionamento da sua IES!
• Melhorias importantes serão disponibilizadas a todos: se uma melhoria é identificada como necessária, todos os usuários recebem a implementação, como ocorreu recentemente, com as atualizações necessárias à realidade do Novo Ensino Médio. 

 

Gennera + SAP: completo sem ser complexo

A experiência do IMA com a Gennera já foi vivida por várias instituições, a exemplo do Villa Global Education.

Ter um ERP educacional que atende além do “pacote básico” não é nem de longe um luxo: é uma garantia de que, uma vez implementado, o sistema trará soluções, não problemas. Estar com a SAP também garante suporte para expandir, crescer e até internacionalizar, sem para isso mudar de fornecedor.

A Gennera acredita que trazer uma solução completa e robusta pode, tranquilamente, significar também ser simples, fácil e intuitivo: quem usa Gennera nunca mais quer outro!

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