Um projeto de armazenamento e gestão on-line de arquivos é essencial para o sucesso de qualquer instituição de ensino. Não apenas em termos puramente produtivos, mas também para uma perfeita adequação à Portaria nº 1224/2013 do Ministério da Educação (MEC), conhecida como a “Lei da Digitalização de Documentos”.

Contudo, o processo de armazenagem não é algo simples. É preciso um trabalho coordenado e a utilização de ferramentas especializadas — até mesmo em razão do tamanho do fluxo de informações.

Se você ainda tem dúvidas sobre a necessidade e os benefícios da estratégia, continue lendo e entenda o processo de armazenamento e gestão on-line de arquivos em uma instituição de ensino.

Quais os benefícios do armazenamento e da gestão on-line de arquivos?

Quando uma instituição decide armazenar seus arquivos virtualmente, esta oferece um suporte valoroso para a otimização da rotina dos profissionais, aumentando a agilidade e eficiência. Por isso, os benefícios fazem o investimento valer a pena. Confira alguns destes!

Aumento da produtividade

Com a possibilidade de centralizar os dados em um único sistema de gestão on-line, a equipe torna-se muito mais produtiva no atendimento aos alunos e nas atividades rotineiras. Não há mais a preocupação, por exemplo, em procurar determinado documento em uma prateleira.

Além disso, a estratégia qualifica o trabalho no lançamento de novos produtos e serviços, como um curso EAD. Os profissionais conseguem acessar informações pertinentes com muito mais agilidade, e isso pode fazer toda diferença no fechamento de contratos.

Redução de custos

A gestão on-line de documentos pode ajudar na redução de custos de diferentes maneiras. Primeiramente, a instituição diminui o desperdício de papel e outros materiais.

Ainda, há uma diminuição no efetivo de profissionais. Com vários processos automatizados, uma equipe reduzida e bem treinada consegue desenvolver um trabalho muito mais qualificado e ágil.

Economia de espaço

Esse é um benefício bastante óbvio: com menos papéis, fichas de cadastro, históricos e outros arquivos acadêmicos, o espaço da instituição é mais bem aproveitado. Todas as salas e ambientes que antes eram utilizados para armazenar documentos passam a ser opções à administração e ao corpo acadêmico.

Além disso, o armazenamento on-line de arquivos aumenta consideravelmente a segurança de informações e dados importantes.

Como um sistema de gestão de arquivos on-line funciona?

Na prática, um sistema de gestão de arquivos oferece uma visão única de um banco de dados completo. É uma solução que pode ser integrada ou combinada com outras aplicações, como uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de atividades.

Todavia, um bom sistema de gestão não se limita à armazenagem simples de arquivos. No setor educacional, as melhores soluções do mercado são capazes de integrar a gestão acadêmica com a administrativa, oferecendo módulos que cobrem desde a captação do aluno e o diário de classe até a gestão contábil, fiscal e de recursos humanos.

As vantagens para uma instituição de ensino são inúmeras, por exemplo:

• implementação de tecnologias avançadas em gestão empresarial, como o SAP, na IE;
• melhor gerenciamento de matrículas e controle de pagamentos;
• módulos independentes e integrados para solucionar as necessidades da IE;
• praticidade e otimização de espaço, com tecnologia de transferência, armazenamento seguro de arquivos on-line e acesso parametrizável;
• gestão educacional com decisões inteligentes: informações precisas e seguras em relatórios on-line com a visão de dados.

Atualmente as instituições de ensino não podem se esquivar da inovação tecnológica. O armazenamento e a gestão on-line de arquivos são passos essenciais para adequar-se a essa nova realidade. Por isso, não corra riscos: encontre a melhor ferramenta de gestão especializada e garanta maior qualidade na rotina dos seus profissionais e na experiência dos seus alunos.

A Gennera pode ajudar você com soluções para a gestão de uma instituição de ensino. Entre em contato conosco!