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Quando falamos de controle de fluxo de caixa e da importância de realizá-lo de forma adequada, falamos de planejamento financeiro. O controle de fluxo de caixa das escolas é tão importante quanto monitorar o desempenho dos alunos, se você pretende que a prestação do serviço continue acontecendo ao longo dos anos.

Por isso, o hábito de confrontar suas entradas e saídas financeiras deve ser permanente. Realizar o controle de caixa é importante para que se tenha clareza de onde estão seus maiores gastos e para poder relacioná-los com a receita disponível e prevenir problemas que são muito comuns, como salários e impostos atrasados.

Por esse motivo, preparamos dicas essenciais para ajudá-lo nessa tarefa, além de apresentarmos as vantagens do fluxo de caixa nas escolas. Continue a leitura e saiba mais!

Vantagens do controle do fluxo de caixa

Automatizar o fluxo de caixa da sua empresa pode ser um grande diferencial competitivo. Confira agora as principais vantagens!

Economia de tempo e recursos humanos

O mercado competitivo exige que os negócios que quiserem continuar existindo e tendo sucesso agilizem seus processos para poder crescer. Uma das principais vantagens da automatização do fluxo de caixa é esta: economizar tempo e recursos humanos.

Isso porque o processo permite uma padronização para deixar os lançamentos mais concisos e objetivos. Outra vantagem da padronização é facilitar o reconhecimento dos lançamentos. Assim, sua empresa perde menos tempo e esforços da equipe com essa tarefa e pode se dedicar a outras, o que também aumenta a produtividade da instituição.

Controle de receitas e despesas

Outro grande benefício da automação do fluxo de caixa nas escolas é o controle de despesas e receitas. Todo negócio precisa saber de onde o dinheiro vem e para onde vai, pois ter o controle disso ajuda a equilibrar as contas. Para tanto, é preciso conhecer detalhadamente todos os clientes e outras entradas.

Isso é fundamental para identificar os principais clientes e os serviços e produtos comercializados. A partir disso, é possível desenvolver estratégias como descontos, promoções e preços diferenciados para um maior lucro do negócio e a constante manutenção das entradas do fluxo de caixa.

Além disso, é possível descobrir zonas de sazonalidade da empresa e criar reservar para fases mais escassas.

Processo de tomada de decisões mais rápido e seguro

Como você já deve ter percebido, a automatização e controle preciso do fluxo de caixa na escola permite algo muito vantajoso para o negócio: ter informações disponíveis de modo rápido e completo em diferentes departamentos. Para melhorar, tudo isso pode ser acessado com muita facilidade.

Isso garante mais agilidade nas decisões e já se torna um diferencial competitivo de mercado, já que a rapidez faz parte do mundo corporativo. Outro benefício é que o acesso a esses dados pode ser controlado de acordo com o perfil de cada usuário.

Acompanhamento das decisões contábeis e acessórias

Se você chegou até aqui e pensou que a integração em uma empresa só apresenta vantagens no setor financeiro, está enganado. Quando uma mercadoria é adquirida, o estoque é alimentado e, automaticamente, o sistema também já insere dados na contabilidade e no fiscal.

Essa maior praticidade adquirida permite e elaboração e o envio de obrigações, que poderiam gerar problemas com o fisco e multa. Ter o maior controle disso evita manchas na imagem da empresa.

Como fazer o fluxo de caixa

Agora que você já sabe as vantagens do controle do fluxo de caixa, que tal aprender como colocá-lo em prática na sua instituição de ensino?

Planeje as finanças da sua escola

Um bom planejamento financeiro vai funcionar como um mapa, que vai guiar os passos da sua instituição ao longo de um exercício. Por se tratar de uma atividade que você terá que repetir com altíssima frequência, ele deve ser o mais simples possível.

Escolha as ferramentas que vai utilizar: planilhas, softwares de gestão e outros. Em um primeiro momento, o que realmente importa é que você seja capaz de utilizar a ferramenta escolhida com facilidade.

Projete sua receita e suas despesas para o período de um ano, baseando-se sempre em dados que lhe permitam ter uma proximidade da realidade.

Por exemplo, sua receita vai ser projetada a partir do número de alunos efetivamente matriculados, e não em cima do número de possíveis matrículas. Essas, para efeitos de controle de caixa, vão sendo acrescentadas conforme se efetivarem.

As suas despesas, por sua vez, devem compreender os custos fixos — como luz, internet e telefonia, por exemplo — e também de aquisições que já estejam programadas para acontecer, bem como ações e outros tipos de programações que possam surgir naquele ano.

Organize sua rotina financeira

Partindo de uma planejamento mais amplo para um mais direcionado, vamos falar do controle mensal das despesas de sua escola.

O controle financeiro de instituições de ensino tem a seu favor o fato de que as mensalidades geralmente têm vencimento concentrado em torno de uma semana específica do mês, o que facilita o planejamento financeiro.

Separe suas saídas em categorias. Especialistas sugerem, no mínimo, que se separe os gastos com fornecedores das despesas, que serão posteriormente subdivididas em administrativas, comerciais e financeiras.

Esse passo vai permitir que você visualize melhor quais são as áreas em que seus gastos são maiores, garantindo um planejamento cada vez mais apurado.

Faça seu controle de fluxo de caixa diariamente

Simplesmente saber quanto entra e quanto sai por mês pode não ser o suficiente. Daí a importância dos passos anteriores, para que se tenha um referencial na hora de realizar os fechamentos diários.

A última coisa que você vai fazer no seu dia é fechar o caixa, apurar quanto entrou e quanto saiu naquele dia e realizar o registro dessas informações no seu orçamento.

Confronte, sempre que possível, o saldo do seu orçamento com o seu saldo bancário. Se os valores forem diferentes, a chance de o orçamento necessitar de ajustes é grande.

Da mesma forma, um saldo negativo não necessariamente significa prejuízo — pode ser a efetivação de uma despesa que não estava orçada, e, nesse caso, você também deve retornar ao planejamento e fazer as alterações necessárias.

Mude a filosofia financeira

Conforme você for incorporando o hábito de fechar o caixa na sua rotina, outras mudanças se tornarão mais simples.

Procure não gastar o que não tem. Se você sabe até que data terá recebido a totalidade ou a maior parte das mensalidades, pode transferir o vencimento de vários compromissos para depois dessa data. Melhor ainda se puder realizar os pagamentos com as entradas do mês anterior.

Se possível, tenha também uma reserva de emergência que cubra pelo menos três meses de custos fixos.

Finalmente, realizar o controle de fluxo de caixa de uma escola pode conceder mais tempo para o planejamento acadêmico e/ou pedagógico, o gerenciamento de pessoal e o serviço prestado aos alunos, sem ter que se preocupar com a saúde financeira da instituição.

O módulo Financeiro do Academic One, por exemplo, funciona como uma ferramenta que ajuda as instituições de ensino a controlarem seu fluxo de caixa, o que inclui tanto as contas bancárias quanto as contas de caixa da instituição e todos os demais controles para uma gestão financeira completa e eficaz.

Ainda, com o Academic One a instituição de ensino pode contar com o backoffice da SAP — um sistema de gestão empresarial de alto nível e qualidade mundialmente reconhecida – e com uma integração total com a gestão corporativa.

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