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O controle de vagas é um aspecto de enorme importância em um plano de gestão de uma instituição de ensino (IE). Por meio dele, é possível compreender o que precisa ser feito para que as matrículas não fiquem abaixo do esperado ou superem os limites estabelecidos.

Por conta disso, elaboramos este artigo. Durante a leitura, você entenderá como controlar as vagas de sua IE com o máximo de eficiência, qual é a importância dessa prática e os principais desafios que ela traz para gestores e diretores. Aproveite o conteúdo!

Qual é a importância de fazer um bom controle de vagas?

Antes de tudo, é fundamental compreender que o funil de vendas em uma instituição educacional é bastante diferente de outras vendas comerciais. No ciclo da educação, podemos encontrar etapas que não estão presentes em outros segmentos. O potencial de ocupação de uma IE e os investimentos destinados à captação de alunos seguem uma lógica distinta da média do mercado.

Em primeiro lugar, a IE precisa entender qual a capacidade que tem para atender alunos — quantas vagas, quantas turmas, quantos alunos por turma e assim por diante. Esse material da preparação vai ajudar a visualizar os possíveis gargalos em relação à oferta que você faz. Portanto, é imprescindível analisar:

• as dificuldades envolvidas;
• a taxa de ocupação que a IE já tem;
• as vagas ociosas e disponíveis;
• os meios que serão utilizados para conseguir elevar a ocupação.

Uma vaga ociosa significa uma estrutura física que já está pronta, esperando por alunos. Se a instituição tem muitas vagas nessa condição, isso quer dizer que ela tem custos que estão acontecendo independentemente de o aluno fazer o curso ou não. Consequentemente, a vaga ociosa pode ser entendida como um custo fixo que não gera o retorno esperado!

Há um conceito em gestão financeira chamado ponto de equilíbrio. Ao importá-lo para o mercado educacional, ele seria traduzido como um número mínimo de alunos para que a turma comece a dar lucro. Quando a IE atinge esse ponto de equilíbrio, mas ainda tem vagas ociosas, ela deixa de gerar proventos para os quais se preparou do ponto de vista estrutural, ou seja, é uma chance concreta de ganho sendo desperdiçada.

Essas vagas ociosas significam que existe potencial desperdiçado na IE, porque a estrutura está pronta. Portanto, é preciso direcionar o foco para captar alunos e, a partir disso, alterar essas turmas para deixá-las próximas da capacidade total. Desse modo, o impacto causado por um número elevado de vagas ociosas é que a instituição deixa de ganhar algo que poderia receber. Em cenários mais dramáticos, isso pode significar que a operação está sendo feita no vermelho.

Quais são os principais desafios para fazer o controle de vagas eficiente?

O controle de vagas está relacionado ao que a instituição pode oferecer e ao que ela efetivamente oferece. Em suma, ele consiste em mensurar posições que não estão preenchidas em comparação à real capacidade de preenchê-las. Por consequência, um dos principais desafios envolvidos é a escolha do método e das ferramentas mais adequadas para elaborar esses cálculos e essas estimativas.

Tomar decisões embasadas em “achismos” e palpites pode ser altamente prejudicial, tendo em vista que isso não ajuda a entender o potencial que a instituição de fato tem. Desse modo, é necessário compreender qual é a capacidade de ocupação com base na estrutura física e financeira, como a disponibilidade espacial (salas) e a demanda pela contratação de mais docentes e funcionários.

Superada a etapa de mensuração, há a necessidade de olhar para o mercado e saber se existe uma verdadeira procura pelas ofertas que foram e que serão feitas pela IE. A partir disso, pode-se fazer uma correlação e pensar em campanhas de matrícula eficazes. Essas campanhas requerem, é claro, um investimento, cujo teto deve ser delimitado de acordo com o retorno que um aluno traz ao longo de sua jornada na instituição. Dessa forma, há como atingir o ponto de equilíbrio e, posteriormente, lucrar.

Imagine que você tem uma escola de Ensino Básico. Todas as salas estão ocupadas e a maioria delas tem uma boa taxa de ocupação. Contudo, no segundo ano, há o dobro de alunos interessados em fazer a matrícula em relação às vagas disponíveis. Nesse caso, será que a expansão vale a pena? Será que a demanda existente justifica o custo de disponibilizar outra turma? O grande desafio dos gestores é avaliar esses fatores com bastante precisão para evitar que outras complicações apareçam no futuro.

Quais são os benefícios de um software de gestão para fazer o controle de vagas?

Um software de gestão é uma ferramenta capaz de viabilizar dados e estatísticas que auxiliam na tomada de decisão por parte de diretores educacionais. Com demonstrativos exatos, esse tipo de solução ajuda você a analisar quais são as potencialidades a serem exploradas, quantas vagas estão ociosas, quais demandas seriam atendidas como uma eventual expansão, etc.

Depois de estabelecer a capacidade de vagas que a sua IE tem, é hora de elaborar campanhas e tentar bater metas para preenchê-las. Um sistema digital adequado aos processos de sua instituição auxilia no cálculo indispensável para lidar com os mais variados níveis de ensino, turmas e cursos oferecidos.

Ferramentas especializadas permitem controlar as vagas em tempo real, independentemente do porte da instituição. Pense, por exemplo, que você cadastrou 80 vagas para uma turma. Mesmo sabendo que dificilmente chegará ao total, você pode traçar o objetivo de preencher ao menos 50 delas e acompanhar esse preenchimento enquanto ele acontece.

Existem, ainda, outras etapas referentes à matrícula que não podem ser desconsideradas. Em um momento posterior, há o processo seletivo (em instituições de Ensino Superior), a inscrição, o pagamento de mensalidades, a entrega de documentação e por aí vai.

Portanto, é especialmente interessante contar com uma solução que consiga integrar todas essas etapas por meio de uma base de dados única. Assim, o controle de vagas ultrapassa as campanhas de captação e também se estendem à concretização da matrícula na IE por parte do aluno e/ou dos responsáveis.

Se você gostou do texto e precisa de ajuda para controlar esse e outros processos em sua instituição, entre em contato conosco!