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Investir em captação de alunos e pensar em boas estratégias de retenção são práticas cujos resultados dependem muito de uma campanha de matrícula eficiente. Afinal, a maneira de criá-la e divulgá-la exerce um impacto bastante relevante na taxa de novas matrículas em sua instituição.

Levando a importância do tema em consideração, desenvolvemos este texto. Durante a leitura, você entenderá como proceder ao longo da pré-campanha e quais são os passos mais importantes para alcançar os objetivos.

Aproveite o conteúdo!

O que é a campanha de matrícula

Antes de seguirmos, é importante especificar de que processo estamos falando. Na dinâmica das instituições de ensino, existem dois processos que se assemelham, inclusive no nome – mas que acontecem em momentos distintos, e por isso devem ser analisados e tratados separadamente no funil de marketing:

• Há a campanha de matrícula enquanto processo da gestão educacional, que visa operacionalizar a matrícula dos alunos na instituição
• e há a campanha de captação de matrículas, que se refere às ações de marketing para trazer novos alunos para efetuarem as suas matrículas e/ou estimular alunos atuais a realizarem sua rematrícula.

Nosso foco aqui é a primeira – a campanha de matrícula dentro do contexto da gestão educacional, com todos os processos de planejamento e operação que ela envolve.

Etapas de preparação pré-campanha de matrícula

Antes de fazer uma campanha, recomenda-se que a instituição analise de maneira planejada o número de cursos, turmas e períodos que serão ofertados. Dentro desse planejamento, é preciso fazer a verificação da oferta, a quantidade de possíveis rematrículas e definir as ações para captar alunos, com a finalidade de buscar ocupar as vagas ociosas, caso existam. Desse modo, tende a ser mais interessante criar uma estratégia de marketing pensada para as rematrículas e outra para matrículas.

Tenha em mente que, sem o planejamento adequado, a instituição pode esbarrar na falta de procura e não ter demanda suficiente para fechar suas turmas. É necessário ponderar uma série de fatores nesse momento — a lei de mercado da oferta e da procura, em especial. Realizar oferta de cursos mal planejadas ou ativá-las de maneira inadequada pode gerar expectativas frustadas tanto para a instituição quanto aos potenciais alunos, o que é um grande problema para a imagem da instituição.

Confira, logo abaixo, as etapas básicas da preparação!

1. Definição dos documentos necessários

Defina todos os documentos que serão exigidos dos alunos ao longo do processo de inscrição, matrícula e rematrícula. Depois, no momento de ativar a campanha, disponha os requisitos da forma mais clara e direta possível.

2. Criação de formulário de matrícula

O formulário de matrícula deve conter dados-chave dos interessados. Portanto, é preciso criá-lo de uma forma que facilite a visualização, a catalogação e o compartilhamento dessas informações.

3. Análise do número de vagas

Instituições de Ensino Superior (IES) devem fazer um registro do currículo e da grade curricular atual. Depois, deve-se criar o calendário acadêmico do próximo período. A partir disso, as turmas são elaboradas e é possível prever o número de vagas que serão disponibilizadas para as novas matrículas.

Também é preciso considerar a questão do fechamento de turma. Se a IES oferta um determinado curso e não atinge o número mínimo de alunos, ela não conseguirá abrir a turma. Se não houver planejamento e uma campanha de marketing adequada, a instituição corre o risco de perder todo o investimento em processos, planejamento e captação.

Levantar o número total da capacidade oferta, considerar as taxas de evasão escolar e de inadimplência também são práticas recomendadas, independentemente do foco da instituição e dos cursos oferecidos.

4. Verificação das datas de abertura e encerramento da campanha

As datas envolvidas na abertura e no encerramento de campanha precisam ser levadas a sério. Em alguns casos, as extensões de prazo são extremamente bem-vindas, desde que sejam tão bem divulgadas quanto a própria campanha.

5. Análise das finanças e dos valores

A instituição também precisa revisar a parte financeira e avaliar se haverá reajuste nos valores praticados. Depois desse processo, a matrícula é preparada para que se consiga promover o aluno da série atual para a posterior, no caso do Ensino Básico.

Criação e divulgação da campanha de matrícula

Agora que a pré-campanha já foi elaborada e os primeiros passos foram dados, é hora de criar a campanha, divulgá-la e ativá-la. Veja, a seguir, quais são as próximas etapas!

6. Investir no marketing

É fundamental investir em campanhas de marketing nas redes sociais e em blogs com conteúdo digital. Banners e campanhas offline também vêm a calhar, dependendo da localização da instituição e das estratégias elaboradas para atingir alunos e responsáveis.

7. Realizar os trâmites relacionados com as matrículas

Com a captação acontecendo, entra em cena a parte operacional da matrícula. A adoção de um software de gestão pode otimizar – e muito – esse processo.

Um bom sistema integrado vai permitir cadastros, organização de dados e o acesso seguro a informações e processos pela IE e pelos alunos e responsáveis. Além disso, pode oferecer uma grande vantagem: a possibilidade da matrícula on-line, em que todo o processo acontece pela via digital – preenchimento de formulários, upload de documentos, envio de boletos e muito mais, evitando filas e trazendo mais fluidez, conforto e agilidade ao processo.

Nesta importante etapa acontecem:

• O registro dos alunos e alimentação de um banco de dados com todas as informações obtidas ao longo do processo, fundamental ao longo dos próximos passos. É indicado otimizar as formas de armazenamento e acesso.
• O cadastro das pessoas envolvidas – não apenas os alunos a serem inscritos e/ou matriculados, mas também a equipe de colaboradores que cuida das matrículas e os responsáveis, se necessário.
• O trânsito de documentos requisitados pela IE e fornecidos por ela para alunos e responsáveis
• O envio das cobranças pertinentes (taxas de matrícula, material etc.)

8. Gerar contratos

Os contratos funcionam como dispositivos legais capazes de regulamentar a relação entre a instituição e os matriculados. Para elaborá-los com precisão, o mais indicado é buscar apoio especializado e também ter um suporte jurídico interno.

9. Verificar o pagamento

A verificação de pagamento deve ser, preferencialmente, um processo automatizado e integrado com o controle financeiro da instituição. Assim, fica mais fácil criar relatórios específicos, trabalhar com indicativos, pensar em meios de lidar com a inadimplência e renegociar possíveis pendências.

10. Efetivar a matrícula

Dados captados, contratos assinados, pagamentos confirmados – é o momento de efetivar a matrícula para o preenchimento das vagas. No caso do uso de um sistema integrado, será fornecido aos alunos e/ou responsáveis o acesso definitivo aos portais e plataformas. É por meio desse acesso que é possível acompanhar o progresso do aluno, sua vida acadêmica e os aspectos financeiros relacionados com a Instituição de Ensino.

Por que montar uma campanha de matrícula com o Gennera Academic One?

O Gennera Academic One é uma solução completa em gestão educacional. Ele oferece às instituições um link para que os interessados possam fazer as matrículas online. Trata-se de um grande diferencial, já que a possibilidade de fazer parte do processo pela internet facilita a vida dos pais e dos responsáveis, que podem preencher dados com mais rapidez.

Com a ajuda do Academic One, também é viável controlar as vagas de modo mais apurado e saber em tempo real como está o andamento da campanha de matrícula, quantos alunos estão inscritos, se eles conseguiram completar o passo a passo das inscrições e ter acesso a outras informações valiosas. A ferramenta também traz formulários que permitem que a instituição defina quais serão as informações coletadas em cada fase da matrícula.

Enfim, uma campanha de matrícula é formada por muitas etapas e, por isso, requer bastante cuidado no planejamento e na execução. Felizmente, existem soluções que podem facilitar todos esses processos, ajudando não só no controle de vagas e turmas, mas também na própria captação.

Se você deseja fazer uma campanha de matrículas efetiva e bem estruturada, entre em contato conosco e solicite uma demonstração personalizada!