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Com a evolução dos processos de ensino, o gestor educacional acabou ganhando mais atribuições do que aquelas que de fato lhe competem. Em vez de se dedicar exclusivamente à área pedagógica e às relações de comunicação com a equipe, ele se tornou responsável por grande parte das atividades administrativas da escola, o que, por consequência, afetou todo o modelo de gestão.

Uma boa solução para alterar esse cenário de sobrecarga das funções gerenciais passa pela inclusão de mecanismos informatizados. Assim sendo, implantar um Sistema de Gestão Educacional, como um software de administração, é fundamental para fazer o trabalho satisfatoriamente e otimizar os procedimentos operacionais. Além disso, contar com esse conjunto de gerenciamento pode proporcionar inúmeras vantagens.

Por isso, neste post, vamos apresentar para você 6 benefícios da implantação de um software de gestão escolar. Continue a leitura e entenda melhor como funciona!

1. Armazenamento na nuvem

Que tal ter todos os dados da sua instituição armazenados em um local altamente seguro, que possa ser acessado a qualquer momento e em qualquer lugar? Ter acesso a informações importantes da sua empresa, como documentos e programas, guardadas na rede facilita o trabalho de todos e ainda auxilia na redução de custos. Afinal, não é necessário adquirir equipamentos para esse fim.

2. Maior facilidade para captar alunos

Com um software de gestão, você conseguirá ter maior controle sobre o número de alunos que estão se matriculando, qual o perfil deles, onde há maiores oportunidades e quais as suas opções de contato. Você pode, também, automatizar várias ações, como o envio de e-mails com datas importantes de provas, entrega de trabalhos, eventos do colégio, inscrições de vestibular, entre outras.

3. Gestão financeira mais eficiente

Gastar menos tempo fazendo as contas e ainda aprimorar o resultado deve ser o foco de toda gestão eficiente dos recursos financeiros da escola. Nesse sentido, utilizar um sistema de gerenciamento é uma excelente maneira para completar esse objetivo com eficiência.

Uma escola possui inúmeras contas para pagar, com prazos e valores diferentes. Organizar tudo isso dá muito mais trabalho quando é feito de forma manual e, ainda, corre-se o risco de esquecer prazos e pagar multas apenas pela falta de organização. Por isso, o uso desses softwares é fundamental no processo de tornar a instituição uma organização facilmente administrável.

4. Melhora a gestão do tempo e dos recursos

Um software de gestão escolar permite que todos os dados ali contidos possam ser cruzados para fornecer um panorama de como está a sua escola e identificar quais setores precisam de atenção redobrada. Fazer isso por conta própria demanda tempo e pode gerar uma certa confusão. Além do mais, é possível que dados valiosos sejam deixados de lado em detrimento de outros.

5. Gerenciar o almoxarifado

Outro ponto importante é a necessidade de controlar o setor de compras do seu estabelecimento de ensino. Esse item merece destaque, pois é fundamental desenvolver um equilíbrio dos materiais em estoque. Afinal, comprar demais algum produto que tem prazo de validade pode gerar prejuízos consideráveis. Portanto, é imprescindível usar bem os recursos de forma que não haja desperdício, adquirindo apenas o necessário para o bom rendimento.

Com a ajuda do software, você terá ao seu alcance uma relação de tudo o que o almoxarifado contém e também a quantidade disponível de cada item. Assim, atualizar os números se torna uma tarefa mais fácil e permite um controle adequado, proporcionando a visualização dos setores que estão gerando desperdícios e em quais estão em falta determinados produtos.

6. Acompanha o desempenho dos professores

Você ficará ciente de todos os recursos que os professores usam em sala de aula com os alunos, quais notas eles estão atribuindo às tarefas, quais atividades interativas estão desenvolvendo, se tomam alguma medida preventiva para que o aluno não reprove, entre outros fatores. Isso ajuda a garantir a excelência e o compromisso da sua escola com a qualidade do ensino ofertado.

Mas então, como escolher o software ideal?

Escolher o software ideal é a primeira etapa para a implementação de um sistema de gestão escolar que seja efetivo e que leve em consideração as necessidades da sua escola. Separamos algumas dicas para que você saiba como direcionar seu olhar nas características mais importantes.

Um sistema que facilite sua rotina

Essa é a maior razão por trás da busca por um software de gestão escolar: facilitar as rotinas administrativas, de forma a possibilitar um maior aproveitamento do fator tempo. Dessa forma, o software ideal é aquele que seja o mais simples possível no que concerne à sua manipulação, ao mesmo tempo que supre as necessidades da empresa.

Considerar os benefícios que serão alcançados a longo prazo

Um erro muito comum na hora de adquirir um software de gestão escolar é considerar apenas o preço pago no momento da compra. Adquirir aquele que é mais barato pode acabar se tornando um novo problema.

Sendo assim, a pergunta que se deve fazer ao vendedor é sobre os benefícios alcançados em longo prazo e o quanto a escola pode vir a economizar, tanto em relação ao tempo despendido em atividades de administração escolar quanto aos gastos que um gestor virtual pode vir a contornar.

Buscar informações em outros lugares

É importante que o cliente busque informações sobre o software para além daquelas fornecidas pelos folhetos de divulgação próprias do produto. Informações que são utilizadas em vendas e procedimentos de marketing costumam ser tendenciosas, ainda que possam ser verdadeiras, uma vez que elas se destinam a convencer o comprador dos atributos de determinado produto.

Buscar informações em escolas que já são usuárias do software é uma das possibilidades de se receber informação prática, sobre o que funciona, quais são os benefícios alcançados, as dificuldades, entre outras.

Compatibilidade com o sistema de nuvem

Nem todo software tem a opção de arquivo virtual remoto; sendo assim, uma das perguntas que devem ser feitas sobre ele é se existe compatibilidade com o sistema de nuvem. Guardar informações em papéis e em arquivos está cada vez mais ultrapassado, tanto pelos espaços físicos, que diminuem, quanto pela necessidade de acessar com maior facilidade os dados, e pela segurança deles.

Portanto, um software de gestão escolar é um instrumento indispensável para desenvolver com maestria as atividades da rotina escolar. Com isso, você pode controlar melhor as práticas administrativas e simplificar todo o processo, tornando-o mais rápido e eficiente. Nesse sentido, empregar essa tecnologia se tornou essencial para concluir com êxito todos os objetivos escolares.

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